Kruistocht tegen tijdrovende regels en administratie

Vrijwel iedere tandarts herkent de rompslomp aan administratieve lasten in de mondzorgpraktijk. Een deel is onvermijdbaar, zoals het vastleggen van gegevens in het patiëntendossier. Maar het merendeel van de regels wordt als tijdrovend en onnodig belastend ervaren. Vooral wanneer het beoogde doel niet wordt bereikt of handelingen twee keer uitgevoerd moeten worden indien de mondzorgverlener verschillende partijen van informatie moet voorzien.

Het beperken van administratieve lasten reduceert de kosten en levert extra tijd op. Dit is niet alleen beter voor de patiënt, maar ook voor de tandarts zelf. Uit de enquête ‘Administratiedruk tandartsen’ blijkt namelijk dat 90% van de tandartsen vindt dat administratieve handelingen het werkplezier verminderen.

Eén van de regels die vaak als omslachtig en moeilijk worden ervaren, is de aanvraag van een machtiging bij de verzekeraar. Los van de vraag of deze machtigingen nodig zijn, verloopt het proces van aanvragen met enige regelmaat niet zoals gewenst. Ook de gang van zakenrond declaraties leidt tot frustraties, zeker als er iets misgaat. Een kleine fout leidt vaak direct tot een volledige afwijzing. Deze afwijzing is vaak niet direct het probleem, maar de communicatie hierover wel. De tandarts zelf hoort vaak niet waarom een declaratie is afgewezen. Wegens privacyredenen wordt vaak alleen aan de patiënt gemeld. De toon waarop de afwijzing is geformuleerd, wordt ook geregeld als niet prettig ervaren. Tandartsen kunnen zich mogelijk in een kwaad daglicht gesteld voelen, wat lang niet altijd terecht is.

Tandartsen hebben doorgaans niet met alle administratieve lasten te maken. Een tandarts kan in zijn praktijk weinig met machtigingen te maken krijgen en hierdoor weinig last ervaren. Tegelijkertijd heeft hij juist meer werk aan de aanvraag van een machtiging, omdat hij dit niet met regelmaat doet. Er zijn handelingen waar alle tandartsen het nut van inzien, zoals infectiepreventie. Maar zelfs op dat gebied zijn er handelingen die niet direct bevorderend zijn voor de patiëntveiligheid, of de veiligheid van de zorgverlener. Zelfs bij zaken die iedereen erkent, kunnen wijzigingen worden doorgevoerd.

De administratieve rompslomp binnen de tandheelkunde speelt al geruime tijd. Er komen al jaren meer regels bij dan eraf gaan. Tandartsen schatten inmiddels zelf dat de helft van de administratieve handelingen overbodig is. Dat was voor de KNMT reden om in samenwerking met Stichting (Ont)Regel de Zorg in drie schrap- en verbetersessies op zoek te gaan naar manieren om de administratieve lasten van tandartsen te verminderen. Aan deze sessies hebben naast een aantal betrokken tandartsen ook vertegenwoordigers van verzekeraars, Patiëntenfederatie Nederland, de Inspectie Gezondheid en Jeugd, de Nederlandse Zorgautoriteit, Zorginstituut Nederland en het ministerie van VWS deelgenomen.

Tijdens de sessies zijn de administratieve handelingen die tandartsen de meeste frustratie opleveren, getoetst op noodzaak, werkzaamheid en doelmatigheid. Hierbij is de Trechter van Verdunning gebruikt, een hulpmiddel om kritisch naar nieuwe en bestaande maatregelen te kijken. Hierbij zijn vragen gesteld als: ‘Is deze beleidsmaatregel noodzakelijk om goede zorg mogelijk te maken? Gaat er iets mis met het functioneren van ons zorgsysteem als we deze beleidsmaatregel niet invoeren? Wat is het beoogde effect van deze beleidsmaatregel? En is dat effect aantoonbaar?’ Als een handeling op één van deze punten tekortschoot, gingen deelnemers op zoek naar een manier om de handeling te schrappen of werkbaarder te maken.

Er zijn diverse afspraken gemaakt over manieren om het aanvragen van machtigingen en het contact tussen de tandarts en zorgverzekeraar te verbeteren. Komend najaar gaan tandartsen en verzekeraars in overleg. De brieven die naar aanleiding van een afgewezen declaratie worden verstuurd, zullen opnieuw onder de loep genomen worden om deze vriendelijker van toon te maken. Ook is het de bedoeling dat patiënten worden aangespoord om de brief mee te nemen of door te sturen naar de tandarts.

Ook worden verbeteringen uitgewerkt naar aanleiding van andere frustraties, zoals het moeten publiceren van een prijslijst van het tandtechnisch laboratorium, het verplicht met regelmaat uitvoeren van een risico-inventarisatie en -evaluatie en onnodige registraties rondom de behandeling. Er is dus nog werk te verzetten, maar de eerste stappen naar meer werkplezier voor de tandarts en meer aandacht voor de patiënt zijn gezet.