Blokplanning: zin, onzin en een goede start

Welk probleem lost blokplanning op?
Blokplanning is vooral een manier om je dag beter in te delen. Natuurlijk kun je de agenda volledig vrijlaten en zien wat er op je af komt. Maar zonder een doordachte opbouw kan zo'n dag veel energie kosten. Een dag zonder structuur kan chaotisch zijn of kan te veel van één type behandeling omvatten. Sporters plannen hun race: zij weten van tevoren waar de sprint, de rust en het langere stuk met het constante tempo zich bevinden. Met blokplanning neemt de tandarts of mondhygiënist het heft in handen en bepaalt hij of zij zelf het tempo en soort behandeling in dat blok.

Wat is een blok?
Een blok is een deel van een dag dat je reserveert voor een bepaald type behandeling. Elk blok heeft zijn eigen regels. Een spoedblok mag je bijvoorbeeld pas op de dag zelf invullen. Over een blok voor langere behandelingen (kronen, endo's, uitgebreider herstel) kun je afspreken dat je die, als het blok nog niet gevuld is, vanaf één week van tevoren mag vullen met kleinere behandelingen (extracties, afdrukken, afspraken voor één restauratie). Zo voorkom je gaten in de agenda.

Hoe het niet werkt
Soms slaan behandelaars een beetje door wanneer ze de voordelen van blokplanning zien. Voor je het weet zijn er aparte blokken restauraties, extracties, endo's en afdrukken. Deze gedetailleerdheid maakt de agenda rigide en lastig planbaar voor de receptie.

Een goede start
Als je wilt beginnen met blokplanning, raden wij je aan om met de eenvoudige zaken te starten, zoals een spoedblok en/of een controleblok.

Twee slimme blokken die helpen
Voor mondhygiënisten is het slim om een blok voor intake en spoed in de agenda te maken. Door het recallsysteem staat de agenda vaak al zes maanden van tevoren dicht. Als de tandarts een patiënt met urgentie doorstuurt, kost het de receptie enorm veel moeite om een afspraak op korte termijn, of een serie afspraken te vinden. Met behulp van dit blok wordt dat voor de receptionist makkelijker.

Tandartsen die een nieuw aandachtsgebied beginnen, kunnen die patiënten ook beter in een apart blok plannen. Je kunt hierbij denken aan starten met Cerec of Invisalign. Zo houd je er meer controle op dat deze behandelingen die meer aandacht vergen, op een voor jou gunstig moment van de dag gepland kunnen worden en gespreid in de week voorkomen.

Alexander Tolmeijer studeerde tandheelkunde en rechten en was tot 2014 penningmeester en vice-voorzitter van de KNMT. Samen met Elsbeth Nijhoff startte hij in 2014 Dentiva, een onderneming die managementanalyse en ondersteuning biedt voor tandartspraktijken. Daarnaast is hij werkzaam in een groepspraktijk.

 

Labels: