DT News - Netherlands - Optimale agendaplanning: gaten in de agenda

Search Dental Tribune

Optimale agendaplanning: gaten in de agenda

Alexander Tolmeijer

Alexander Tolmeijer

ma. 12 februari 2018

Bewaar

Een van de grote ergernissen bij tandartsen en mondhygiënisten zijn lege plekken in de agenda. Zeker als je een wachttijd hebt voor bepaalde behandelingen, is het vervelend als er toch een lege plek is ontstaan. Wat kun je doen om lege plekken te voorkomen en in te vullen?

Strak 'no show'-beleid
Dat klinkt als een open deur, maar onze ervaring leert dat er zelden of nooit een echt beleid is. Vaak is er wel een wens of een idee hoe dat zou moeten, maar het beleid wordt zelden of nooit echt uitgevoerd. In ieder geval is het verstandig om elke 'no show' te noteren met C90. Als iemand vlak van tevoren zijn afspraak wijzigt, dan is dat ook een C90. De C90's laten zich makkelijk tellen in de praktijksoftware, waardoor je kunt zien of de trend toeneemt of afneemt. Idealiter maak je ook een onderscheid in de reden van afmelding en de behandelaar.

Opschrijven en uitvoeren
Als je het verzuim hebt opgeschreven, is het belangrijk om vast te stellen of je de tijd in rekening moet brengen. Vaste regels werken het makkelijkst. Sommige praktijken rekenen bij de tweede en/of derde keer 1 of 2 euro per minuut. Andere praktijken brengen het volledige bedrag van de behandeling in rekening. Dit leidt bij jongeren die een verzekerde behandeling van meer dan honderd euro zelf moeten betalen, wel tot problemen. Onze ervaring leert dat de receptie prima kan besluiten of ze bij hoge uitzondering van het beleid kan afwijken.

Doe dit niet!
Veel gehoord, maar onverstandig, is het als de receptie standaard vermeldt dat het ‘niet op tijd verplaatsen van de afspraak’ mogelijk tot kosten leidt en dat de tandarts hierover zal beslissen. Ten eerste blijft de patiënt vaak in het ongewisse over wat nu het besluit is. Ten tweede weet de patiënt dat het wel of niet in rekening brengen van verzuim altijd onderhandelbaar is voor de patiënt. Het is beter om aan te geven wat het standaard beleid is en de receptie ter plekke te laten beslissen of coulance nodig is.

Gaten in de agenda weer vullen
Om het ontstane gat in de agenda efficiënt op te vullen, is het goed om dit tijdens de dagstart te melden. De dagstart is het moment waarop de hele praktijk vijf minuten bijeenkomt om de dag door te spreken.
Een andere welbeproefde methode is de ‘snelbellenlijst’. Dat is een lijst met patiënten die op korte termijn opgeroepen kunnen worden. Hier staat in ieder geval op hoe snel de patiënt bij de praktijk kan zijn en op welke dagen. Een voorbeeld van een snelbellenlijst vind je op www.optimaleagendaplanning.nl.

Doe dit ook niet!
Gaten kunnen het programma behoorlijk verpesten, maar laat je niet verleiden om de afspraken van die dag zelf te gaan verschuiven om het gat te dichten. Dit lukt vaak wel, maar het bijeffect is dat de mensen die 'verschoven' zijn, zelf ook weer makkelijker hun volgende afspraak zelf gaan verplaatsen.

Gaten in de agenda kosten veel energie, tijd en geld. Start met het opzetten van een duidelijk protocol voor no shows en last minute wijzigingen. Zorg daarnaast voor duidelijke strategieën om de gaten op te vullen, zoals het nabellen van patiënten die lang niet geweest zijn, de snelbellenlijst en de dagstart.

Alexander Tolmeijer studeerde tandheelkunde en rechten en was tot 2014 penningmeester en vice-voorzitter van de KNMT. Samen met Elsbeth Nijhoff startte hij in 2014 Dentiva, een onderneming die managementanalyse en ondersteuning biedt voor tandartspraktijken. Daarnaast is hij werkzaam in een groepspraktijk.

 

To post a reply please login or register
advertisement
advertisement