3 strategieën voor het oplossen van dagelijkse praktijkproblemen

Denkwijze: denken in problemen

Denk jij in problemen, of in mogelijkheden? Het gekke is dat om een probleem op te lossen je eerst goed moet nadenken over de oorzaken en niet over de oplossing. Tandartsen en mondhygiënisten zijn echter probleemoplossers pur sang. We zien in een paar minuten wat het probleem van de patiënt is en richten ons meteen op de mogelijke oplossingen. Maar een probleem in de praktijk (op welk gebied dan ook) kent vaak meerdere facetten en daarom is het belangrijk om eerst alle factoren in kaart te brengen. Een goed probleemoplossend vermogen staat ons dus soms in de weg om de onderliggende oorzaak te vinden.

 

Hulpmiddelen: ChatGpt en een visgraat

Om een probleem op te lossen, moet je dus proberen te vermijden dat je meteen in de oplossing duikt. ChatGpt kan hierbij een mooie aanvulling en ondersteuning zijn. Vraag eens aan ChatGpt wat de mogelijke oorzaken zijn dat collega’s roddelen op de werkvloer. Dan krijg je echt een heel zinvol antwoord. Vervolgens kun je ChatGpt vragen om de antwoorden te rubriceren in een tabel, gerangschikt op impact. Dit helpt je bij het brainstormen. Pas als je alle oorzaken hebt gevonden, kun je denken in oplossingen. En hoe meer oorzaken je ontdekt, hoe meer oplossingen je vindt die tot een goed resultaat kunnen leiden.

Een ander model dat je kunt gebruiken, is het visgraatmodel uit de Lean managementmethode. Hierbij splits je de mogelijke oorzaken van een probleem op in vier categorieën: Methoden en protocollen, Mensen, Middelen en het Milieu of de omgeving. Natuurlijk zijn er veel oorzaken die roddelgedrag in een groep oproepen, maar binnen dit voorbeeld stel je je dan bijvoorbeeld de volgende vragen:

• methoden: hebben we concrete afspraken over het geven van feedback? Misschien zijn medewerkers onvoldoende getraind op het geven van feedback, of vinden sommigen het lastig vanwege een gezagsverhouding om iemand aan te spreken op roddelen;
• middelen: wat gebruiken we om de ups en downs van het samenwerken te bespreken? Als oplossing kun je vervolgens denken aan een dagstart en dagafsluiting, waarbij dit veel vanzelfsprekender verloopt;
• milieu: is er voldoende gelegenheid om iemand een-op-een te spreken? Feedback geven doe je meestal niet in een groep, dus faciliteer voldoende individuele momenten.

 

Teamwork: samen de oplossing verzinnen

Samen kijken naar problemen en verbetermogelijkheden voegt enorm veel toe aan de kwaliteit van de oplossing. Binnen teamverband verschillende oplossingen verzinnen om het probleem kleiner te maken en het verbeteren ervan eenvoudiger, is niet alleen leuk, maar maakt de kans op slagen veel groter.

 

Conclusie

Als je in de praktijk kampt met een hardnekkig probleem, of een verbeterkans ziet die maar niet van de grond komt, dan heeft het veel zin om daar als team naar te kijken. De grootste en meest ingewikkelde stap is echter om voldoende tijd te nemen voor het vinden van alle échte oorzaken. Als je vervolgens verschillende oplossingen weet te bedenken, is het waarschijnlijker dat je ook echt iets kunt veranderen.