"Dossiervorming en patiëntcommunicatie steeds belangrijker"

Als iets onderhevig is aan verandering in de geschiedenis, dan is het wel computertechnologie. Van floppy disks naar gegevens opslaan in de ‘cloud’, van monochrome beeldschermen naar vrij draaibare 3D-beelden. Hoewel de technologische ontwikkelingen in de tandheelkunde niet stilstaan, gaat op het gebied van computers en software lang niet elke tandartspraktijk met zijn tijd mee. Sommige tandartsen werken nog met sterk verouderde systemen, met alle problemen rond het gebruiksgemak en de beveiliging van patiëntgegevens van dien. Als het aan Vertimart ligt is dit snel verleden tijd. Het automatiseringsbedrijf voor de mondzorg presenteert Exquise Next Generation als hét softwarepakket waarmee tandartspraktijken op ICT-gebied klaar zijn voor de toekomst.

Vertimart is al ruim 25 jaar actief in de dentale wereld. Veel tandartspraktijken in Nederland werken met Exquise, het bekendste praktijksoftwareprogramma dat het Noord-Hollandse automatiseringsbedrijf biedt. Met Exquise heeft de tandarts één programma voor al zijn praktijkzaken: van patiëntdossiers tot dagplanningen en van verwijsbrieven tot declaraties. Ook vrijgevestigde mondhygiënisten, orthodontisten, tandtechnische laboratoria en MKA-chirurgen kunnen voor hun praktijkondersteuning bij Vertimart terecht voor een compleet pakket aan producten en diensten. Alle software wordt in eigen beheer ontwikkeld; het bedrijf levert ook de bijbehorende hardware en alles wat nodig is om de programma’s te gaan en blijven gebruiken. “De complete IT voor de mondzorgprofessional kan door ons worden ingevuld,” aldus Pieter Schram, directeur van Vertimart.

Onderscheidend in service
Schram spreekt graag van het ‘ontzorgen van de tandarts’. “Dat is de kern van ons succes in de 25 jaar van ons bestaan.” Het is dan ook in de service dat Vertimart zich van andere partijen onderscheidt. De helpdesk-medewerkers zijn kundig en weten hoe het er in een mondzorgpraktijk aan toegaat: elke medewerker moet minstens een week meekijken in één of meerdere praktijken voordat hij of zij begint op de helpdesk. “Ze moeten begrijpen dat een tandarts altijd bij de gegevens moet kunnen, dus een probleem met de software betekent dat een patiënt moet wachten en een tandarts direct geholpen moet worden,” legt Schram uit. Dat gebeurt ook direct, ongeacht of het probleem ontstaat door de software van Vertimart of door iets anders. “We zeggen weleens gekscherend: we gaan eerst het probleem oplossen en daarna kijken waar het aan ligt.”

De ondersteunende rol van praktijksoftware zal steeds verder toenemen. De software zal niet alleen meer aansluiten bij de workflow in de praktijk, maar de tandarts daadwerkelijk helpen zijn werk uit te voeren. Op dat idee is het nieuwste product van Vertimart gestoeld: Exquise Next Generation. “Het is niet de zoveelste aanpassing op een bestaand programma, maar we hebben besloten om het helemaal opnieuw op te bouwen,” vertelt Schram. Terug naar de tekentafel dus, met een leeg vel en met de ervaringen en suggesties van klanten in het achterhoofd.

Toekomstbestendig
Het opnieuw opbouwen is een eerste stap om de praktijksoftware toekomstbestendig te maken. Door een oud programma steeds aan te passen en te verbouwen, wordt de programmatuur erachter steeds minder flexibel. Schram: “Met Exquise Next Generation ligt er heel cleane programmatuur, die verder uitbouwen en doorontwikkelen mogelijk maakt.” Bovendien is de software gebouwd op de tandheelkundige thema’s van de toekomst. Zo wordt rekening gehouden met de verschillende rollen die werknemers in grootschalige praktijken hebben. “Niet iedereen moet, of zelfs mag, bij dezelfde programmadelen kunnen,” verklaart Schram. In Exquise Next Generation zijn die verschillende praktijkrollen ook in de software verwerkt. Zo kan iemand van de financiële administratie niet de medische gegevens van een patiënt zien, waarmee de tandarts direct aan de regelgeving rondom patiëntgegevens voldoet. Ook zal een medewerker het programma ‘binnenkomen’ op de plaats waar de voor zijn functie meest relevante informatie staat: bij de balie-assistente opent direct de agenda, bij de behandelaar het patiëntendossier. Het programma sluit op die manier aan bij de workflow van de praktijk.

Ingericht op dossiervorming
Een ander thema dat volgens Vertimart een steeds grotere rol binnen de tandheelkunde gaat spelen, is dossiervorming. Het bijhouden van een gedegen patiëntendossier is in Exquise Next Generation vele malen makkelijker en beter ingebouwd, zo claimt het bedrijf. Niet alleen zijn de mogelijkheden voor het bijhouden van het dossier vergroot, het programma ‘helpt’ de tandarts ook daadwerkelijk bij het invullen door te sturen welke gegevens er ingevuld moeten worden. Hiermee maakt Exquise Next Generation het voor de tandarts tevens gemakkelijk om aan de steeds strenger wordende eisen van de Inspectie voor de Gezondheidszorg te voldoen.

Vergeleken met de tandarts van twintig jaar geleden is de communicatie met patiënten danig veranderd en belangrijker geworden, meent Schram. Ook daarbij helpt een goed opgebouwd dossier, waarmee de medewerker kan zoeken in de patiëntgeschiedenis: welke aandoeningen waren er en hoe zijn deze behandeld? Welke afspraken zijn er gemaakt? Een ander nieuwigheidje dat helpt bij de patiëntcommunicatie is dat het standaard gebitsdiagram ook als 3D-beeld te tonen is. “Een 3D-afbeelding van het gebit is voor leken begrijpelijker dan een plat diagram met ingekleurde vakjes. Daarmee wordt het voor de patiënt veel duidelijker hoe de staat van zijn of haar gebit is, wat de communicatie en het wederzijdse begrip over bijvoorbeeld een behandeling verbetert,” aldus Schram.

Bereikbaar op afstand
Misschien wel de grootste ‘toekomstbestendige’ verandering is dat Exquise niet langer als programma op het netwerk van de tandarts draait, maar binnen de Azure-omgeving van Microsoft. Dat is Microsofts versie van de Cloud, die verdergaat dan het ‘opslaan in de lucht’ van Apple. Schram legt uit: “Het is meer een logistieke omgeving waarin alle applicaties van Microsoft en van partners die met Microsoft werken, zoals wij, met elkaar communiceren.” Een groot voordeel hiervan is dat de tandarts altijd en overal bij zijn gegevens kan. De patiënten van de volgende dag voorbereiden vanuit huis wordt zo heel makkelijk. Ook systeembeheer is hierdoor vanaf afstand uit te voeren. Bovendien zorgt Azure dat Microsoftprogramma’s altijd optimaal op elkaar zijn afgestemd. Er hoeft niet meer per klant gecontroleerd te worden met welke versie van bijvoorbeeld Word of Outlook wordt gewerkt en of het nieuwe Exquise-programma er wel volledig compatibel mee is: via Azure gaat die koppeling automatisch.

Al met al een flinke stap voorwaarts in gebruiksgemak, maar hoe zit het met de veiligheid van alle gegevens in de ‘cloud’? Volgens Schram kan de tandarts vertrouwen op de expertise en kracht van Microsoft. “Microsoft is een groot bedrijf en is daarom meermalen doelwit van hackers geweest. Maar in al die jaren is het nooit echt misgegaan,” verklaart Schram. “Juist omdat Microsoft zo groot is en zoveel vertrouwen geniet, is de beveiliging ijzersterk en continu aan ontwikkeling onderhevig.” Microsofts Azure-omgeving voldoet volledig aan de ISO27001-standaard.

Met Exquise Next Generation zet Vertimart een grote stap richting de toekomst van de tandheelkunde. “Net zo’n revolutionaire stap als toen wij begonnen met volledig Windows-based programma’s,” aldus Schram. Maar de drang om te innoveren blijft aanwezig. Er wordt alweer aan nieuwe functies van Next Generation gewerkt, zoals ‘afgeslankte’ versies voor tablets en smartphones. “Je gaat niet de administratie doen op je smartphone, maar wilt wel je agenda voor de volgende dag bekijken.” Zo blijft Vertimart haar producten verbeteren en ontwikkelen, altijd met de wensen van de klanten in het achterhoofd. “We bieden een luisterend oor voor klanten, zijn aanwezig op tandheelkundige evenementen en gaan bij praktijken langs. Met behulp van alle feedback kunnen wij onze software verder perfectioneren.”

Op de hoogte raken en blijven
Vertimart helpt haar klanten zich voor te bereiden op de ontwikkelingen die het vak te wachten staan, vooral op het gebied van automatisering. Dat stopt niet bij het aanbieden van een nieuw programma: Vertimart organiseert regelmatig informatiebijeenkomsten rond specifieke (automatiserings)thema’s, zoals de jaarlijkse Exquise Gebruikersdag. Verder worden workshops aangeboden over het omgaan met Vertimart-producten, maar ook over uiteenlopende thema’s als de inzet van social media en tips voor een goede website. Met zusterbedrijf EDIN Dental Academy is een serie e-learningcursussen opgezet voor het werken met de programma’s van Vertimart. “Zo brengen én houden wij tandartsen efficiënt op de hoogte van vernieuwingen in het veld,” besluit Schram.