Groeien in de praktijk, de uitdaging in 2026

Efficiënte stoelbezetting

Soms staan behandelstoelen standaard op bepaalde dagen of dagdelen van de week leeg. De kunst is om de stoelbezetting zo goed mogelijk te benutten. Daar zijn een aantal mogelijkheden voor. Denk aan het (extra) inzetten van een klinisch prothesetechnicus, tandprotheticus of mondhygiënist. Je zou ook patiënten met een specifieke zorgvraag op deze dag kunnen plannen, bijvoorbeeld door speciale babyconsulten of Gewoon-Gaaf-blokken te organiseren.

Zijn alle stoelen in de praktijk al volledig ingeroosterd? Kijk dan eens of je de roostertijden nog kunt uitbreiden. Eén dag in de week in een shift werken, levert de praktijk al veel op. Globaal zijn hiervoor twee gangbare indelingen. De meest efficiënte (veel extra uren) is een eerste shift van 7.00 tot 14.00 uur en een tweede van 14.00 tot 21.00 uur. Als je dit één dag per week doet, win je zo 10 procent openingsuren. Zelf vind ik voor de files uit rijden prettig, maar voor sommigen is dit een brug te vroeg (ver). Een rooster waarbij je van 8.00 tot 14.00 uur en van 14.00 tot 20.00 uur werkt, is dan wat vriendelijker. Wel levert dit nog maar drie uur extra per dag op. De grootste uitdaging bij het invoeren van een shiftsysteem is echter dat de assistenten per saldo minder uren werken en moeten wennen aan de nieuwe begin- en eindtijden.

Nog een manier om de stoelbezetting efficiënter te benutten, betreft de vakantieperioden. Dan worden roosters vaak dichtgezet, omdat de vaste behandelaar afwezig is. Met een klein beetje creativiteit kun je die stoel dan in ieder geval deels benutten, bijvoorbeeld door deze in te zetten voor spoedpatiënten of voor een eenvoudige categorie patiënten die minder aandacht van de tandarts vragen.

Een volle praktijkagenda

Als je hebt uitgedacht hoe je de behandelstoel optimaal inzet, is het zaak om ook voldoende patiënten ingepland te hebben. Wat eerder naar huis kunnen omdat een patiënt heeft afgezegd klinkt prettig, maar de impact van een verminderde vulgraad is enorm. Als een stoel een halfuurtje leeg staat, scheelt dat 0,5 van de 8 uren en dus ruim 6 procent van de omzet. De tariefdaling valt daarbij in het niet.

Afspraken korter op elkaar plannen dan maar? Dat is niet handig, want behalve dat het jagen en stressen wordt, helpt vijf minuten sneller werken relatief weinig. Sterker nog, door te snel werken, ontstaan fouten. Ook als een assistente tijdens de behandeling moet weglopen om iets aan te vullen in de behandelkamer, verstoort dat de flow. Het is beter om eerst te checken of alles klaarligt en met voldoende tijd aan de behandeling te starten. In de chirurgie noemen ze dit TOP: de Time-Out Procedure.

Meer voordeel valt te behalen door de lege agendaplekken te vullen die dagelijks ontstaan door kort van tevoren afgezegde afspraken. Hiervoor bestaan drie goede strategieën:

1. Veel praktijken hebben een spoedlijst, maar ik noem het liever een bellijst. Er zijn namelijk veel meer mensen die eerder willen of kunnen komen voor een afspraak. Daarvoor is wel nodig dat zowel de behandelaar als de receptie dat actief navraagt en bijhoudt.
2. Het verplaatsen van patiënten in de agenda heeft niet mijn voorkeur, maar kan werken mits het goed wordt uitgevoerd. Haal dan niet de patiënten van dezelfde dag naar een eerder tijdstip (waardoor je een nieuw gat creëert), maar juist degenen die een week of verder vooruit op dezelfde dag en tijd staan gepland. Mensen met een vaste vrije of flexibele dag zijn vaak wel bereid om te schuiven.
3. Te vaak wordt aangenomen dat iedereen de praktijk verlaat met een nieuwe afspraak. Bij ons is het credo: ‘Niet doorlopen zonder afspraak’ en in theorie zouden er dus bijna geen patiënten in het systeem moeten staan zonder gepland periodiek mondonderzoek. Toch viel dat tegen toen ik daar bij ons in de praktijk eens indook.

Uit onderstaande afbeelding blijkt dat 30 procent van de patiënten die een afspraak voor een periodiek mondonderzoek had moeten krijgen, deze niet heeft (de rode vlakken). Blijkbaar liep een aanzienlijk deel van onze patiënten toch door of belde later de afspraak af. We hebben het periodiek mondonderzoek natuurlijk niet voor niets, dus 30 procent ongepland is best veel. Deze patiënten zie je later terug met een behandelachterstand voor de mondhygiënist of tandarts, of in een vervelender geval met een spoedklacht.

De simpele dingen goed doen

Vaak is verbeteren geen kwestie van nieuwe dingen doen, maar van de simpele dingen goed doen. In de mondzorg is dat wat mij betreft de agendaplanning. Het grote verschil kun je maken door eenvoudig de stoeluren zo efficiënt mogelijk benutten. Om dat echt goed te doen, moet je daarop wel actief sturen en er veel aandacht aan geven binnen het team.