Verplaats deadline jaarverantwoording naar 31 oktober

Veel mondzorgpraktijken laten de jaarrekening opmaken door in de zorg gespecialiseerde accountants- en administratiekantoren. Deze kantoren hebben het hele jaar nodig om dit werk voor al hun klanten af te ronden. Maar door de deadline van aanlevering van de openbare jaarverantwoording (1 juni) moeten zij dit opeens in een heel korte periode van zo’n vier maanden doen. Dit is onmogelijk, meerdere gespecialiseerde kantoren moesten hierdoor zelfs besluiten tot een klantenstop. Het ministerie van VWS en de NZa zijn van deze problematiek op de hoogte, want al vanaf de introductie van de Wtza en de jaarverantwoordingsplicht hebben deze kantoren op alle mogelijke manieren aangetoond niet iedereen tijdig te kunnen helpen. Veel zorgaanbieders zijn hierdoor niet in staat  op tijd aan de jaarverantwoording te voldoen.

Figuur 1: Wet toetreding zorgaanbieders (Wtza)

Alarmerende voorspelling

Uit informatie van de NZa blijkt dat minimaal 25.000 zorgaanbieders de openbare jaarverantwoording over boekjaar 2024 moeten afleggen. Van hen leverden zo’n 10.000 voor 1 juni 2025 daadwerkelijk aan. Dat betekent dus dat 15.000 zorgaanbieders níet in staat bleken voor 1 juni aan te leveren. Van die groep kregen ongeveer 9.000 zorgaanbieders op hun verzoek uitstel en de overige 6.000 (bijna 25%) konden zich helemaal niet aan de deadline houden. Onder tandartspraktijken zijn deze percentages vergelijkbaar. Onze alarmerende voorspelling in Dental Tribune van vorig jaar is dus uitgekomen.

Handhaving op drijfzand

Ook voor de NZa is het belangrijk dat gespecialiseerde kantoren zorgaanbieders helpen met de jaarverantwoording. Deze specialisatie werkt immers kwaliteitsverhogend omdat deze kantoren goed op de hoogte zijn van de eisen. Dat dit nodig is, blijkt ook op jaarverantwoordingzorg.nl. Daar zijn inmiddels diverse jaarrekeningen te vinden, ook van mondzorgpraktijken. Niet alleen van de (vestigingen van) ketens, maar ook van solisten, al dan niet met een bv. Een eerste blik op deze jaarrekeningen laat meteen al diverse fouten en misinterpretaties zien. Van het niet gebruiken van commerciële grondslagen tot het gebruiken van verkeerde verantwoordingsmodellen. Of dit ligt aan een gebrek aan kennis of aan de snelheid van handelen om toch maar de deadline te halen, is niet duidelijk. Maar het is wel duidelijk dat dit voor niemand wenselijk is. Ook niet voor de toezichthouder. In het slechtste geval trekt deze conclusies op basis van niet valide en niet vergelijkbare data. Met alle gevolgen van dien.

Structurele oplossing

Het grootste deel van de zorgaanbieders valt sinds de invoering van de Wtza (2022) formeel onder de verantwoordingsplicht. Deze zorgaanbieders hebben inmiddels al drie uitstelregelingen voorbij zien komen. In de eerste (2022) werd voor de jaren 2023 en 2024 enkele maanden respijt gegeven voor de aanlevering. Vervolgens kwam de zogenoemde pauzeknop van minister Helder (2023) die de verantwoording over boekjaren 2022 en 2023 volledig schrapte. Als laatste verscheen eind 2024 via een NZa-beleidsregel de huidige uitstelregeling voor de praktijken die voor het eerst moeten verantwoorden. Drie keer uitstel… de hoogste tijd voor een structurele regeling dus.

Alles op alles

Hoewel alles op alles is gezet om dat wel te realiseren, kreeg geen van de ons bekende gespecialiseerde kantoren alle cijfers voor 1 juni af. Een rondgang leert dat zij gemiddeld niet verder kwamen dan 60% van hun verantwoordingsplichtige klanten. En dat is dan  nog meer dan verwacht. De afgelopen jaren hebben gespecialiseerde kantoren diverse acties op touw gezet om hun klanten te helpen de deadline toch zo veel mogelijk te halen. In plaats van aanlevering achteraf leveren steeds meer zorgaanbieders nu door het jaar heen al gegevens aan. Kantoren namen nieuwe medewerkers aan die met deze gegevens zo veel mogelijk voorbereidend werk doen. En door de tijdbesparing die dat oplevert, kunnen na 1 januari eerder jaarcijfers gemaakt worden. Dit helpt, maar het is bij lange na niet voldoende om voor 1 juni alle jaarcijfers af te ronden.

Deadline naar 31 oktober

Voor het vaststellen van een aanleverdeadline die wél reëel is, biedt de bestaande kwalificatie van zorgaanbieders in de Wmg een goed uitgangspunt. Figuur 2 toont de categorieën met bijbehorende criteria.

Figuur 2: Categorieën zorgaanbieders

De (middel)grote aanbieders hebben in de regel de beschikking over een eigen administratieve afdeling die de cijfers voorbereidt. Denk in de mondzorg bijvoorbeeld aan de tandheelkundige ketens. Bij dergelijke zorgaanbieders is het werk van de accountant veelal beperkt tot het geven van een verklaring. Ook zijn door het jaar heen al tussencontroles gedaan. Deze aanbieders zijn daarom goed in staat om voor 1 juni de jaarverantwoording af te leggen. Bovendien zijn zij dit al gewend: onder de WTZi (de voorloper van de Wtza) moesten zij zich al verantwoorden, en wel voor 1 juni.

Voor veel van de micro- en kleine zorgaanbieders geldt het voorgaande allemaal niet. De eigenaren van de betreffende praktijken besteden het werk uit aan gespecialiseerde accountants- en administratiekantoren. Door de deadline op te schuiven naar 31 oktober kunnen deze kantoren hun klanten wel tijdig helpen.