“Niet meer verstrikt in een volle, inefficiënte agenda”

Yvonne Rietveld-Smit: “Wij zijn begonnen met een praktijk aan huis, maar dat ging zo goed dat we de praktijk ontgroeiden. Mede omdat we werk en privé wilden scheiden, besloten we in 1998 voor een nieuwe locatie te gaan en te professionaliseren.” Jaap Rietveld: “Dat werd nieuwbouw op een bedrijventerrein bij Rotterdam, met drie kamers en voldoende parkeergelegenheid. Het was echt mijn kindje.”

Taakdelegatie en timemanagement
De schaalvergroting had het echtpaar in materiële zin goed voor elkaar, maar de organisatorische kant liet te wensen over. Een overvolle agenda zorgde ervoor dat iedereen gehaast aan het werk was. Het ontbrak aan tijd voor een kroon of een endo en lunch schoot er vaak bij in. De balans tussen werk en privé kwam onder druk te staan. Jaap had soms het idee op rolschaatsen door de praktijk te moeten vliegen om de drukte bij te kunnen benen. Piekeren over het indelen van zijn eigen tijd, en die van de assistenten en mondhygiëniste, gaf hem een beklemmend gevoel. “Ik had weleens een cursus gevolgd over bedrijfsmatige processen, maar niet over timemanagement,” aldus Jaap. Bij toeval kreeg de tandarts een flyer in handen van een seminar van dr. Charles Strawn, georganiseerd door Nederlandse tandartsen die de Amerikaan op een congres in Zwitserland hadden zien spreken. Toen Jaap in de zaal zat en hoorde over zaken als taakdelegatie en timemanagement, wist hij direct dat dit was wat zijn praktijk nodig had.

Strawn kwam hen een jaar lang ondersteunen. Jaap: “Hij deed dat door ons wekelijks, soms zelfs dagelijks, op de werkvloer te begeleiden. Dat was ideaal omdat je hem elk moment aan z’n jasje kon trekken met concrete vragen.” Ook coachte hij ter plekke de medewerkers aan de balie. De tandarts en de klinisch assistenten trainde hij in de communicatie aan de hand van scripts. Het idee is dat het gedrag, door het direct toe te passen, ook meteen eigen wordt gemaakt. “Je kunt op vrijdag wel naar een cursus gaan om iets nieuws te leren, maar als het maandag druk is op de praktijk, vergeet je het nieuwe gedrag toe te passen.”

Tijdsbesparing voor de tandarts
Zijn concept om tandartspraktijken te verbeteren had Strawn in de jaren ervoor ontwikkeld aan de Universiteit van Michigan. Zijn concept bestaat uit een aantal werkmodellen waarvan blokplanning een van de belangrijkste is. Strawns advies is behandelingen te standaardiseren en je tijd als tandarts te verdelen over meerdere stoelen. “Alle behandelingen in onze praktijk werden uitgeschreven en in blokken van tien minuten opgedeeld. In het blok waarin een verdoving moet inwerken – ‘downtime’ heet dat in Strawns model – kan de tandarts iets anders doen,” vertelt Jaap. Zo voert een tandarts de academische taken uit waarvoor hij is opgeleid. De assistenten zijn er voor andere taken, zoals het begeleiden van de patiënt door de klantreis. Ieder blok krijgt in de methode van Strawn een eigen kleurtje en de blokken van alle stoelen samen worden tot één agenda voor het hele team gemaakt.

Yvonne: “Voordat we met blokplanning gingen werken, kwamen we altijd tijd tekort. Als er een spoedpatiënt kwam, was er vaak alleen vrijdagavond of zaterdagochtend ruimte voor een behandeling. Of een patiënt moest een paar weken wachten. Met blokplanning is er ruimte om een spoedgeval nog dezelfde dag te zien en een dag later de behandeling af te ronden. Je raakt niet meer verstrikt in een volle agenda.”

Moet een tandarts die op drie stoelen tegelijk werkt, niet ook drie keer harder werken? “Nee,” zegt Jaap stellig. “Wij merken dat over blokplanning heel veel misverstanden bestaan. Je werkt niet sneller, maar slimmer, en meer samen met je team. Bij blokplanning moet je je als tandarts realiseren dat het welbevinden van je patiënt niet alleen van jou als tandarts afhangt. Als jij als tandarts aan een andere stoel werkt, zorgen assistenten ervoor dat er voldoende aandacht is voor de patiënt.” Niet alleen het team, maar ook patiënten gaan merken dat er in de praktijk meer rust is.

Financiële controle
Naast blokplanning zijn er nog drie werkmodellen in Strawns concept: optimalisatie van werkprocessen, financiële controle en een andere patiëntbenadering. Four-handed dentistry is een belangrijk onderdeel van de optimalisatie, naast een goede werkhouding, het juiste traysysteem en het werken met vaste looplijnen door de praktijk. De andere patiëntbenadering houdt in dat de patiënt wordt uitgelegd dat er meer mogelijkheden zijn dan slechts de behandelingen die worden vergoed door de zorgverzekeraar. Jaap: “Door de wensen goed uit te vragen, kun je de patiënt beter van dienst zijn. Tegelijkertijd maak je je eigen werk leuker en afwisselender.”

Het model van Strawn zorgt ervoor dat er dagelijks evenwicht zit in het financiële plaatje van behandelingen. “Met je baliemedewerker bekijk je dagelijks of je omzet correspondeert met het aantal gevulde blokken,” legt Yvonne uit. Veel extra tijd kost dit volgens Jaap niet. “Het kost je maar tien minuten en vanaf de eerste dag zie je een stijgende lijn. Het werkt zelfs een beetje verslavend: je gaat nooit meer naar huis zonder deze snelle financiële check.”

Daarnaast kun je als tandarts met dit systeem goed in de gaten houden in welke mate je bepaalde behandelingen uitvoert. Zo kun je je eigen praktijk benchmarken. Jaap: “Al na een jaar werken volgens het nieuwe concept was zichtbaar dat ik meer wortelkanaalbehandelingen had gedaan en meer kronen had geplaatst. Gewoonweg omdat ik daar weer tijd voor had.” Doordat er meer tijd overblijft, is er bovendien meer tijd voor preventie. Na het begeleidingstraject had het echtpaar zelfs de ruimte om de vrijdag niet langer te werken. Yvonne: “Wij hadden destijds puberende kinderen en onze ouders hadden meer zorg nodig. De tijd die we over hadden, konden we dus ontzettend goed besteden aan zorgtaken voor onze familie.”

Polijst uw Praktijk
Tien jaar geleden al kwam het idee op om het gedachtegoed van dr. Strawn ooit voort te zetten. “Toen dachten we al: dit is zo goed, dat mogen we anderen niet onthouden,” aldus Yvonne. Inmiddels is het echtpaar gestopt met de eigen praktijk om alle pijlen te richten op hun gecertificeerde opleidingsbedrijf Polijst uw Praktijk. Daarmee bieden zij ondersteuning aan solopraktijken, volgens de methode van Strawn. “Op de werkvloer implementeren, omdat iets leren in theorie niet betekent dat je het ook direct kunt toepassen in de praktijk,” aldus Jaap. Met hun jarenlange ervaring als echtpaar in een praktijk willen ze gemotiveerde anderen helpen hun organisatie zo in te richten dat er meer tijd overblijft en het werkplezier toeneemt. Yvonne: “We zien genoeg tandartsen die na dertig jaar geradbraakt hun kamertje uitkomen. Met Polijst uw Praktijk willen we laten zien dat dat niet nodig is.” Je hebt immers altijd een keuze om het anders aan te pakken, vult haar man aan. “Na een maand zie je al resultaat van de nieuwe aanpak.”

Ieder halfjaar spreekt het echtpaar Rietveld nog met af met dr. Strawn, die zich in Nederland vestigde nadat hij trouwde met een Nederlandse. De band is uitgegroeid tot een hechte vriendschap. Jaap: “We praten over van alles: maatschappij, politiek, wereldproblemen. Maar uiteindelijk gaat het toch heel vaak over tandheelkunde, praktijkvoering en Polijst uw Praktijk. Ik gebruik hem nog steeds als bron, maar gelukkig vindt hij dat alleen maar leuk.”