4 tips voor slimmer werken in de tandartspraktijk

Ten eerste is het goed om te beseffen dat het gevoel dat alles goed gaat geen goede graadmeter is. Waar winst te behalen valt, ligt namelijk meestal dieper onder het oppervlak. Fouten vallen niet altijd op, omdat het team zaken geduldig weer oplost, er niks van zegt of omdat ze weinig tijd lijken te kosten.

 

1 Kijk naar wat veel voorkomt

Een goede aanpak voor procesverbetering is je richten op wat vaak voorkomt. Dat levert je meer op dan iets verbeteren waar je één keer per jaar last van hebt. Wat in veel praktijken bijvoorbeeld voorkomt zijn declaraties met fouten, zoals een vergeten element of een verkeerde codecombinatie. De declaratie gaat vervolgens toch naar de verzekeraar, die de declaratie afkeurt. De receptie is daarna voor iedere retrocessie tien minuten bezig om alles te herstellen. Dit lijkt misschien weinig tijd, maar reken het eens uit op de lange termijn. Los van het feit dat het oplossen ervan geen leuk werk is, kost het de receptie op jaarbasis al snel honderd uur.

In mijn eigen praktijk zag ik eens een receptionist drie keer per uur langs alle kamers lopen. Bewegen is goed, maar onnodig als blijkt dat de reden hiervoor is dat de stoelassistent de nieuwe afspraak niet klaarzet. Genoeg reden dus om ‘onzichtbare’ tijdvreters inzichtelijk te maken.

 

2 Fouten hebben ooit één oorzaak

De meeste praktijksoftwarepakketten bevatten tools om fouten zoals onjuiste codecombinaties inzichtelijk te maken. Fouten volledig voorkomen is echter vrijwel onhaalbaar. In de luchtvaart wordt dit vergeleken met Zwitserse gatenkaas. Risico op fouten (gaten) is er altijd, maar het wordt pas een probleem als er veel gaten achter elkaar in het systeem zitten. Wijzen naar één collega en zeggen dat die het beter moet doen, heeft dus meestal niet zoveel zin. Als je ziet dat iets regelmatig misgaat (materiaal niet op voorraad, instrumenten vies in de cassette, niet alle instrumenten klaar bij de behandeling), probeer dan verder te kijken dan de assistent. Heb je echt goede instructies? Werk je met visuele hulpmiddelen? Is alles voldoende beschikbaar?

 

3 Groei vraagt om verandering op elk gebied

Om efficiënt te blijven werken, moet je bij veranderingen kijken hoe die impact hebben op elk aspect van de praktijk en om welke actie(s) dat vraagt. Als je praktijk groeit, of je gaat andere behandelingen doen, dan moet je bijvoorbeeld ook opnieuw kijken naar de taakverdeling binnen het team. Met twee kamers heb je geen sterilisatieassistent nodig, maar met vijf kamers is het vaak onrustig en inefficiënt als alle assistenten hiervoor zélf verantwoordelijk zijn. Als je een nulpraktijk start, dan moet je goed nadenken over het aanmeldproces voor een patiënt. Je hebt veel patiënten nodig, dus dat proces moet slim en strak in elkaar zitten. Kan iemand bijvoorbeeld makkelijk het inschrijfformulier invullen en hoeveel tijd kost het de receptie om een patiënt te bereiken? We zijn tegenwoordig steeds slechter telefonisch bereikbaar. Denk dan aan programma’s als Calendly om nieuwe patiënten eenvoudig een kennismakingsafspraak in te laten plannen.

 

4 Gebruik nieuwe mogelijkheden om een proces te verbeteren

Soms moet je terug naar de tekentafel om te kijken waar je een efficiëntieslag kunt maken. Door onze inzet op preventie veranderen ook de (behoeften van) patiënten. We zien minder kinderen met caviteiten, maar veel meer ouderen met een complexe dentitie en de wens tot functioneel behoud. Met zulke grote verschillen tussen patiënten, kun je bijvoorbeeld onderzoeken of een gesegmenteerde aanpak voor jouw praktijk werkt.

 

Ook de manier waarop je afspraken maakt voor het periodiek mondonderzoek kun je onder de loep nemen. Een veelvoorkomende uitdaging voor de al drukke mondzorgpraktijken zijn de niet-nagekomen afspraken. Er zijn nieuwe softwareprogramma’s waarmee je lege agendaplekken snel kunt opvullen via WhatsApp en SMS, waardoor je agendabeheer een stuk efficiënter wordt. Maar zoals meestal geldt, is voorkomen beter dan genezen. Probeer daarom vooral de oorzaken van lege agendaplekken te achterhalen.

 

Conclusie

Wil je Lean gaan werken? Richt je dan vooral op datgene waar je de meeste vooruitgang kunt boeken of waar het team het meeste last van heeft. Door alle stappen die bij het proces horen in kaart te brengen, kun je samen nadenken over verbeteringen die zorgen dat het proces beter werkt, minder foutgevoelig wordt of minder energie kost.

 

____

 

Efficiënt werken wordt eenvoudiger met wat hulp. Bekijk bijvoorbeeld hoe MisW-software realtime inzicht biedt in jouw praktijkcijfers of ontdek hoe je met de Snelterecht-softwaretool van Dentiva razendsnel lege agendaplekken opvult.