Nieuwe werknemer in het team? Tips voor de eerste weken

De sollicitatiefase

Tijdens de sollicitatiefase moet je de taken en verantwoordelijkheden voor de nieuwe werknemer helder hebben en duidelijk kunnen maken. Verder moet de potentiële, nieuwe medewerker een goed idee krijgen van de cultuur en sfeer in de praktijk. In deze tijd is het belangrijk te beseffen dat iemand niet alleen bij jou solliciteert, maar dat je de praktijk op jouw beurt ook aan de sollicitant moet verkopen. Een goede klik is dus essentieel. Als die er niet is, kun je er beter niet aan beginnen.

De eerste dag

Heb je de ideale medewerker gevonden? Dan begint het avontuur pas. De eerste dag is vaak de lastigste voor een nieuwe collega. Zorgen dat iemand die dag goed doorkomt is dus veel waard. Als nieuwe medewerker ken je nog niemand, de procedures van de praktijk zijn nog onbekend en alle materialen liggen op een onbekende plek. Wil je dat dag één goed verloopt, dan moet je heel wat zaken voorbereiden. Denk aan een naambordje, kleding in de juiste maat, het bestellen van sleutels en het eventueel meegeven van praktijkboeken ter voorbereiding.

Tips voor dag 1:

• Zorg dat iedereen in de praktijk op tijd is geïnformeerd over de nieuwe collega.
• Koppel een buddy aan de nieuwe medewerker, die zorgt voor de introductie bij collega’s.
• Ruim tijd aan het einde van de dag in voor een extra terugkoppelmoment.
• Controleer of de nieuwe medewerker is toegevoegd aan mail en whatsappgroepen.

Afhankelijk van de ervaring en het kennisniveau, kan iemand zelfstandig aan de slag. Als je eigen systemen, afwijkende software of praktijkspecifieke procedures gebruikt, duurt het logischerwijs wat langer. Het is handig als een praktijk werkt met een skillsmatrix. Zo’n matrix laat per werknemer zien welke vaardigheden iemand voor een functie nodig heeft en in hoeverre iemand die beheerst. Als onduidelijk is wat iemand kan, kun je technieken en vaardigheden in de eerste maand laten aftekenen door een andere behandelaar. Zo weet je zeker of iemand bijvoorbeeld in staat is om goede röntgenopnames te maken naar jouw maatstaven.

De visie en gewoontes van de praktijk

Ook is het belangrijk om de algemene visie, kernwaarden, doelen en gewoontes van de praktijk goed over te brengen. Het is handig als een praktijkeigenaar hiervoor tijd inruimt. Afhankelijk van de functie kan een mondhygiënist de visie op preventie uitleggen. Agendaplanning is ook een onderwerp dat per praktijk sterk kan verschillen. Hoewel het hele team verantwoordelijk is voor de uitvoering van de agendaplanning, is het vaak aan de receptie om het beleid daarin goed uit te leggen.

Week 2 en daarna

Doseren is een van de redenen waarom een goede inwerkprocedure tijd kost. Na de eerste week kun je de nieuwe medewerker geleidelijk meenemen in de andere facetten van de praktijk. Daarbij kun je afhankelijk van de functie aan een aantal onderwerpen denken, zoals:

• het calamiteitenprotocol;
• de klachtenregeling;
• veilig incidenten melden;
• check op de vaardigheden.

Na week twee is het goed om weer een keer de aandacht te vestigen op wie waarvoor verantwoordelijk is in de praktijk. Zo weet de nieuwe medewerker bij wie hij moet zijn voor vragen over financiën, materialen of procedures. De meeste nieuwe mensen beginnen hun contract met een proeftijd. Dat betekent dat je in week drie een gesprek over de voortgang moet inplannen. Ook al komt het zelden voor dat je een contract niet verlengt, is het voor de medewerker vaak een spannende fase om af te sluiten.

Ga door

Een echt goed inwerkproces duurt een jaar. Het is goed om je te realiseren dat de meeste medewerkers stoppen bij een praktijk omdat de klik met een manager niet goed is. Reden nummer twee en drie zijn de functie zelf en de werkdruk. Alle reden dus om veel aandacht te blijven besteden aan het inwerken en hiermee niet te stoppen na de eerste maand, zelfs als je intuïtief misschien denkt dat iemand al helemaal is opgenomen in het team. Plan daarom een formele check in na 60 en 90 dagen, waarbij je kijkt naar de progressie, de ontwikkelingsmogelijkheden en behoeften.

_____

Wil je meer weten over dit onderwerp? Een basis inwerkchecklist vind je op de website van Dentiva (www.dentiva.nl/checkonboarding). Tijdens Dentiva Live (dentiva.nl/live) in november worden mondzorgverleners ook uitgebreid bijgepraat over het betrekken en inwerken van medewerkers in de praktijk.

Labels: