Innovatie en digitalisering lukt alleen met het hele team

Nieuwe mogelijkheden vragen ook vaak een nieuwe manier van denken. De eigen mindset van de praktijk als ecosysteem, de tandarts, mondhygiënist, preventieassistent, stoelassistent, receptionist: het hele team moet mee in de nieuwe ontwikkelingen. Een niet-technisch, maar wel mooi voorbeeld waarbij de mindset moet meeveranderen is het preventieprogramma Gewoon Gaaf. Het blijkt keer op keer dat mensen in een team soms moeite hebben met de omslag in denken, bijvoorbeeld om te starten met preventie en het gesprek hierover aangaan als de problemen nog niet evident zijn. Dit heeft onder andere te maken met wat je zelf ‘normaal’ vindt. Als één caviteit in jouw mindset ‘heel erg’ is, kom je eerder, sneller en meer overtuigd in actie.

Een ander voorbeeld. Aligners maken orthodontie makkelijker implementeerbaar en toegankelijker voor volwassenen. Dat betekent dat je met andere ogen naar patiënten moet kijken. Niet om iemand iets aan te praten, maar wel om iemand te helpen met een behoefte waar hij zelf mee rondloopt.

Cultuuromslag

Als de mindset verandert, hoort daar ook ander gedrag bij. Je moet leren met andere ogen te kijken en ook met nieuwe materialen en mogelijkheden om te gaan. Een inefficiënte procedure kan je vaak dromend doen. De vernieuwing is uiteindelijk makkelijker, maar kost in het begin meer energie. Dat maakt het altijd lastig. Over gedragsverandering is veel bekend, wat we in de praktijk nog weinig toepassen. Op Dentcourses.com kun je daar een mooie training over volgen.

Belangrijke stappen bij gedragsverandering zijn:

1. Laat zien waarom. Mensen willen vooral veranderen als ze begrijpen waarom het belangrijk is. Vaak vergeten we dat goed te laten zien.
2. Accepteer dat het een ontwikkelproces is. Veranderen gaat natuurlijk met vallen en opstaan. Dat hoort ook bij iets nieuws leren.
3. Maak het eenvoudig. We leren in stappen en fasen. Maak veranderingen kleiner door je te richten op de eerste stap in plaats van op de volledige verandering. Dit is ook de basis van de Lean-managementmethode: continue verbetering bewerkstelligen door iedere maand een stap te zetten in de richting van het verschil dat je met de praktijk wilt gaan maken.
4. Houd het leuk. Soms zijn er meerdere routes om iets nieuws te leren. Kies de leukste route, of de route die het beste past. Sommige mensen leren door te lezen, anderen door te doen.

Kennis spreiden

In een complexere omgeving ontkom je er niet aan om procedures en kennis goed vast te leggen. Het is ondenkbaar dat een piloot blindelings op zijn kennis wegvliegt. Ook voor een tandartspraktijk geldt dat je steeds meer moet afspreken en vastleggen hoe je iets doet. Het liefst doe je dat met veel beeld en zelfs videomateriaal. Door de veelheid aan onderwerpen is het ook vaak handig om niet alle kennis bij één alleskunner of allesweter neer te leggen. Dat is soms de ingewikkelde, zo niet onuitvoerbare rol van een kwaliteitsmanager. Maar zorg er juist voor dat iedereen in een team op een gebied iets extra’s weet en bijhoudt. Samen sta je sterk, maar dan moet je het ook echt samen doen en samen verdelen.

Inwerken van mensen

De mondzorg is steeds complexer geworden door wet- en regelgeving en door innovaties. Waar je vroeger misschien ‘zo’ aan de slag kon, moet je als praktijk nu zorgen dat een nieuwe medewerker goed is ingewerkt. Zelfs als ze met ervaring uit een andere praktijk komen, moeten assistenten, mondhygiënisten, receptionisten en tandartsen wennen aan de regels en ideeën van jouw praktijk. Een goed hulpmiddel hierbij is de ‘skillsmatrix’, waarbij je de vaardigheden van het team goed in kaart brengt. In de praktijk ziet het inwerkproces er heel verschillend uit: van een vaste begeleider of aftekenlijsten per geleerd onderdeel, tot regelmatige gesprekken en communicatievoorschriften voor de praktijk.

Deze tijd kenmerkt zich door technische vernieuwing, innovatie en digitalisering. Dat geeft ongekende nieuwe mogelijkheden voor de zorg, maar vraagt ook veel aandacht voor het oude principe ‘alleen samen kom je verder’ - en dat kost tijd en planning.

Tags: