“Betrek het hele team bij praktijkinrichting”

Waarom is goede praktijkinrichting van belang?
Allereerst zorgt een goede praktijkinrichting ervoor dat het werkproces van tandartsen en personeel soepel verloopt. Het is daarom belangrijk dat de inrichting duidelijk is en je efficiënt kunt werken in de praktijk. Daarnaast draagt de inrichting van de praktijk bij aan een goede sfeer, wat van belang is voor werknemers en patiënten. Angstige patiënten vinden het vaak helemaal niet fijn als ze te veel zien van de achterkant van een praktijk. Daarom kiezen sommige tandartsen er bijvoorbeeld voor om de routing van het personeel en de patiënten te scheiden.

Is dat een verstandige keuze?
Ik zou het zeker aanraden, mits het pand daar geschikt voor is. In sommige panden lukt het niet of moet er te veel kostbare ruimte voor opgeofferd worden.

Hoe gaat u te werk als u voor het eerst een praktijk binnenloopt?
Het liefste stap ik er zo blanco mogelijk in. Ik vind het belangrijk om eerst in gesprek te gaan met de praktijkhouder: hoeveel mensen werken er? Wat is de visie van de praktijk? Waar wil men naartoe? Wat is het doel van de verbouwing? Tandartsen en mondhygiënisten verbouwen een praktijk om er jaren mee vooruit te kunnen. Het is daarom belangrijk om zowel de wensen en eisen van de praktijkhouder in acht te nemen als te weten wat het toekomstbeeld is. Door samen met de opdrachtgever hardop na te denken over de werkwijze en toekomstperspectieven, inventariseren wij wat de basis van ons ontwerp zal worden. Door dit te bespreken kom je vervolgens samen met de opdrachtgever weer tot andere heldere inzichten. Hoe werkt een tandarts bijvoorbeeld aan de behandelstoel? Samen kom je uiteindelijk tot de ultieme behandelkamer. Als er meer tandartsen aan dezelfde stoel werken, is het doel uniformiteit. De manier van werken is door de jaren heen veranderd en moet voor iedereen werkbaar zijn.

Wat zijn valkuilen bij het inrichten van een mondzorgpraktijk?
Ik vind het belangrijk dat het personeel bij het proces wordt betrokken. Dat gebeurt niet altijd. Het is overigens niet nodig dat letterlijk elke werknemer betrokken is. Als je dertig man personeel hebt, is het natuurlijk niet handig als iedereen er iets van vindt. Maar een balie-assistent weet bijvoorbeeld heel goed hoe ze graag wil werken. Daarnaast denk ik dat tandartsen vaak vergeten dat praktijkinrichting een serieuze aangelegenheid is. Er moet aan veel aspecten gedacht worden. Daarom is het handig om een goede projectleider in de arm te nemen die overzicht houdt. Een andere valkuil is dat tandartsen de praktijk vaak vanuit zichzelf benaderen, door voornamelijk af te gaan op persoonlijke voorkeuren. Wij laten de patiënt centraal staan. Het is waardevol voor de praktijk als zij zich fijn voelen.

Denkt de tandarts te makkelijk over praktijkinrichting?
Praktijkinrichting is wel degelijk een complexe aangelegenheid. Er moet rekening gehouden worden met technische, esthetische en praktische aspecten: hoe werkt bijvoorbeeld de stoel met betrekking tot de afzuigmotoren? Waar zitten de huidige aansluitpunten? Of de röntgenpositie aan de behandelstoel? Veel problemen kunnen vooraf voorkomen worden. Met ons uitgebreide 3D-tekenprogramma zorgen wij ervoor dat veel complexe situaties tijdens het ontwerpproces al zijn ontdekt en opgelost. De communicatie met uitvoerende partijen is hierbij van groot belang. Goede samenwerking zorgt namelijk voor een goed proces en eindresultaat.

Wat vindt het personeel belangrijk op het gebied van inrichting?
Personeel van de praktijk denkt vanuit een ander perspectief. Een balie-assistent zal het bijvoorbeeld fijn vinden dat de verwijsbrieven op grijpafstand liggen om een patiënt sneller te helpen en informeren. Werknemers denken praktisch mee. Dankzij digitalisering is er steeds minder papierwerk, wat invloed heeft op de hoeveelheid kasten die we tegenwoordig nog voorzien. Uiteindelijk zijn overal oplossingen voor te bedenken. De praktijkinrichting vernieuwen gaat niet alleen gepaard met een mooi eindresultaat, maar de werkwijze aan de achterkant verandert ook. Het is daarom ook goed dat het personeel erbij betrokken wordt, omdat dit het teamgevoel vergroot.

Hoe ziet de perfecte behandelkamer eruit?
Wij benaderen een praktijk mede vanuit de optiek van de patiënt. Het is belangrijk dat die zich prettig voelt. De ideale behandelkamer is daarom rustig en eenvoudig, met een goede mix tussen materialen, texturen en structuren en de juiste verlichting in de behandelkamer. Wanneer dit niet goed geregeld is, zijn veelgehoorde klachten van werknemers branderige ogen, hoofdpijn en vermoeidheid. Des te belangrijker om rekening te houden met de hoeveelheid en verdeling van het licht.

Welke materialen ziet u graag terug in de tandartspraktijk?
Belangrijk is dat de gekozen materialen in gebruik praktisch zijn en mooi blijven. Het is juist leuk om met kleur- en materiaalgebruik een eigen stijl te creëren. Persoonlijk maak ik het liefst gebruik van natuurlijke materialen, bijvoorbeeld een marmoleumvloer, omdat dit voor 97% natuurlijke bestanddelen heeft. Marmoleum wordt immers gemaakt van 97% natuurlijke materialen. 72% daarvan is snel herwinbaar en 43% is gerecyclede content. Jute en vlas zijn jaargewassen die net als tarwe en maïs worden geoogst.

Met de wanden doe ik graag iets speciaals, zoals in een kleur of bijvoorbeeld met hout. Zolang het maar rustig en sfeervol is. Ondanks dat een werkblad geen structuur mag hebben, kun je wel zoeken naar contrast. Het hoeft niet altijd een wit blad te zijn. Denk bijvoorbeeld aan een spikkeltje of een natuursteen-uitstraling. Het werkt niet als je alle vlakken strak, mat of hoogglans maakt.

Kun je ook uitgesproken kleuren gebruiken in een mondzorgpraktijk?
Dat kan zeker, maar overdaad schaadt. Het is aan ons om dit op de juiste manier te combineren. Kies bijvoorbeeld voor één of twee accentkleuren. Het gaat om de balans binnen de gekozen materialen en vlakken. Er moet een spannend beeld ontstaan, wat als vanzelfsprekend oogt. Door bijvoorbeeld subtiele accenten aan te brengen in kleur creëer je een heel eigen sfeer die de ruimte tot zijn recht laat komen. Zoek altijd naar de balans tussen spanning en rust. Helemaal van nu zijn warme terra- en crème-tinten in combinatie met hout en natuursteen.

Waar moet je rekening mee houden bij de inrichting van de wachtkamer?
Soms is de patiënt relaxed en heeft hij of zij zin om een praatje te maken. Maar er zijn ook patiënten die bijvoorbeeld op een wortelkanaalbehandeling wachten en gespannen zijn. In dat geval moet er een mogelijkheid zijn om jezelf af te kunnen sluiten. Ook moet de patiënt zowel hoog als laag kunnen zitten. Daarnaast moet er iets te doen zijn voor kinderen. Vooral voor de allerkleinsten is het prettig als ze ergens mee kunnen spelen. Bij voorkeur houd ik dat simpel, zodat het speelgoed niet door de hele wachtruimte ligt. Dus bijvoorbeeld een poppenhuis dat tegen de wand vastgeschroefd is. Op deze manier bepaal je de positie waar kinderen spelen.

Hoe is praktijkinrichting door de jaren heen geëvalueerd?
Alle onderdelen van een praktijk hebben een evolutie doorgemaakt. Technologie is niet meer weg te denken in de praktijk. De richtlijnen en werkwijze zijn veranderd, de materialen zijn hoogwaardiger geworden, maar ook duurzaamheid is een hot item. Ook het energieverbruik is een belangrijk onderdeel geworden in de keuzevorming van de tandarts. Niet alles hoeft vernieuwd te worden. Hergebruik kan ook goed dienstdoen. Als iets goed is, of goed werkt, kan het blijven. Het zicht op de toekomst is altijd de belangrijkste factor binnen het ontwerp. Ook op het gebied van investering, milieu, gezondheid van het personeel en mogelijkheden tot uitbreiding.

Vijf aandachtspunten: hoe verbeter ik mijn praktijkinrichting?
1. Vermijd ruis en onnodige complexiteit.
2. Zorg dat de patiënt zich thuis voelt.
3. Betrek het team bij de praktijkinrichting. Het personeel moet je visie uitdragen, maar die ook zelf ervaren. Anders ervaart je patiënt die visie ook niet.
4. Onderschat het belang van goede verlichting niet.
5. Maak duurzame keuzes en kies voor een tijdloos geheel.

Biografie
Nelleke Minten heeft interieur- en meubeldesign gestudeerd aan Thomas More Hogeschool te Mechelen. Na haar afstuderen in 2010 ging ze aan de slag als interieurontwerper in de tandheelkundige sector. In 2013 heeft ze samen met Avelien Thoben het veelzijdige interieurontwerpbureau Thoben & Minten opgericht.

Labels: