Zet een vinkje in de SOLVD-app: Een ‘levend document’ voor de uitvoering van taken

Steffan Veldhuis is mede-praktijkeigenaar van Tandartspraktijk Eikesingel in Drachten, een middelgrote praktijk met acht behandelkamers. Het viel hem op dat het overzicht van wie wat gedaan heeft in de praktijk wat verloren ging. Er waren wel papieren aftekenlijsten, maar die werden niet altijd zorgvuldig bijgehouden. Ook meldingen van assistenten op losse briefjes die op een bureau terechtkwamen bevorderden de overzichtelijkheid niet. Zo werden belangrijke dingen vergeten.

Als voorbeeld noemt Veldhuis de thermodesinfector die op tijd ingeschakeld moet worden. Wie moet dat doen? En hoe weet je of iedereen zijn korf met instrumentarium erin heeft gezet? Met een softwarebedrijf ontwikkelde hij voor dit soort situaties de app SOLVD. Op die app kan iedereen op een computer, telefoon of tablet een gedane taak eenvoudig aanvinken. Korf in de themodesinfector gedaan: vinkje. Wie de laatste korf plaatst, krijgt het signaal dat de thermodesinfector kan gaan draaien. Vinkje.

Registreren

Op de app houdt iedereen zijn of haar taken bij. Bijvoorbeeld het inruimen van het instrumentarium van de dag, het doorspoelen van de behandelunits of het opruimen van de wachtkamer. Simpel even afvinken als het is gedaan. In de app wordt ook geregistreerd wanneer, waarvoor en naar wie hand- en hoekstukken voor reparatie gaan en of er nog garantie op zit. De app helpt verder bij de periodieke taken die bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks moeten gebeuren. Wie houdt bij wanneer dat speciale reinigingsprogramma of die onderhoudsbeurt van een apparaat is uitgevoerd? De app dus. Een paar dagen vooraf popt een taak ter herinnering naar boven. Wie tijd heeft, kan die dan al doen.

“Je kunt SOLVD zien als een levend document waarin we alles hebben gezet wat in een praktijk aan verandering onderhevig is of wat dagelijks of periodiek aandacht nodig heeft. Dat hebben we gecentraliseerd in één programma,” zegt Veldhuis.

In de app worden ook de (kleine) storingen geregistreerd waarvoor niet direct een monteur hoeft te komen. Die kunnen dan verholpen worden als er een monteur is voor onderhoudswerkzaamheden of een grotere storing. De monteur kan de storingslijst zelf inzien, storingen oplossen en afvinken.

De app geeft verder de mogelijkheid  om datalekken en incidenten in de praktijk te registreren, conform de AVG en de Wkkgz. Die kunnen aanleiding zijn om verdere actie te nemen of het voorval te bespreken in een teamoverleg.

Stimuleren

De app probeert positief gedrag te stimuleren en te herinneren aan taken die niet zijn uitgevoerd. Veldhuis hoopt dat de medewerkers daarmee gestimuleerd worden de dagelijkse processen in een tandartspraktijk goed op te pakken.

In de app zit ook een ‘even-niets-te-doen-lijst’. Daarop staan suggesties voor wat iemand kan doen als er bijvoorbeeld een patiënt uitvalt. “In een tandartspraktijk is altijd wel wat te doen,” zegt Veldhuis. “In ‘verloren’ tijd kunnen die taken dan opgepakt worden en hoeven ze niet als overwerk te worden gedaan. Dat bespaart tijd en geld.”

Elegant

De app maakt overzicht houden voor iedereen een stuk makkelijker. De assistentes zien bijvoorbeeld dat hun takenlijst in de loop van de dag slinkt en de praktijkmanager heeft een beter overzicht van wat er is gedaan. Het scheelt ook veel losse papieren. Efficiënter werken levert uiteindelijk winst op.

Op de website (www.solvd.nl) wordt de app the elegant dental software solution genoemd. Wat is er zo elegant aan? Veldhuis: “Dat is het gebruiksgemak. De software is goed ontwikkeld en je hebt er geen handleiding bij nodig. Verder kan iedere praktijk met de app zijn eigen apparatuur en onderhoudsprotocollen activeren, waardoor de app op de praktijk toegespitst kan worden. Ik hoop dat veel mensen er blij van worden.”