Dental Tribune Netherlands

“De meeste voldoening haal ik uit de positieve feedback van het personeel”

By Claudia Liberova
July 19, 2021

Anahita Soltanpour (34) had nooit verwacht dat zij vijf jaar geleden samen met haar broertje, tandarts Armin Soltanpour, De Utrechtse Tandartspraktijk zou starten. Met een diploma in Human Resource Management ging ze werken in de HR, totdat Armin haar vroeg om praktijkmanager te worden en samen met hem een tandartspraktijk op te bouwen. Ze deelt haar ervaringen en legt uit waarom een praktijkmanager essentieel is binnen de tandartspraktijk.

Zes jaar geleden was Soltanpour nog werkzaam in de HR-wereld bij Timing als recruiter, totdat haar broertje met het voorstel kwam om samen een tandartspraktijk te beginnen. Zelf had ze geen affiniteit met tandheelkunde, maar vanwege tandartsen in de familie kende ze de wereld wel een beetje. “We hebben de praktijk vanaf nul opgezet. We begonnen met één behandelkamer waarbij Armin de enige werkende tandarts was. Inmiddels zijn we vijfeneenhalf jaar verder en telt onze praktijk vijf behandelkamers, zeven tandartsen, drie mondhygiënisten, één tandtechnicus en vijftien assistenten en we blijven maar groeien.” In het begin liet Soltanpour een deel van haar opleiding achter zich en werkte ze achter de balie in de praktijk, waardoor ze dagelijks mee heeft kunnen maken hoe het er in een tandartspraktijk zoal aan toegaat. Zo kan ze tegenwoordig de assistenten uit eigen ervaring begeleiden.

Roosters en verlofdagen
Als praktijkmanager regelt Soltanpour alles omtrent het personeel, de marketing en de eventuele klachten van zowel personeel als patiënten. Wanneer er een klacht binnenkomt belt ze vaak meteen de betrokkenen op om het op te lossen, waar De Utrechtse Tandartspraktijk veel positieve reviews voor heeft ontvangen. Werkzaamheden als het maken van patiëntroosters en bestellingen heeft ze inmiddels uitbesteed aan een assistent, waardoor zij zich meer op de achtergrond kan bezighouden met de kwaliteit van de praktijk. “Voor zaken als roosters en verlofdagen van het personeel heb ik de app shiftbase gekocht. Het personeel kan de app gratis downloaden, waarna ze heel makkelijk hun contract, het werkrooster en het aantal verlofdagen kunnen bekijken. Dat soort extra dingen zie je vaak niet in een solo-praktijk zonder praktijkmanager.”

Verder zorgt ze ervoor dat ze zich niet mengt in tandheelkundige zaken, omdat daar niet haar achtergrond ligt. Affiniteit met tandheelkunde of de zorg is volgens Soltanpour dan ook niet nodig, omdat de praktijkmanager in principe aangesteld wordt voor de managementfunctie. Ze vertelt: “Vanuit de HR kan je in elk bedrijf werken, ongeacht welke branche dat is. Tenzij je ergens als praktijkmanager wordt aangenomen en er wordt verwacht dat je de tandarts ook assisteert. Voor mij was het een duidelijke eis dat ik dat niet wilde.”

Een blijvertje
De Utrechtse Tandartspraktijk neemt altijd stagiaires aan. Soltanpour: “Toen ik studeerde was het heel moeilijk om stageplekken te vinden, dus daar wilde ik verandering in brengen. En toevallig worden stagiaires bij ons altijd wel medewerkers. Soms groeien ze van mbo naar hbo en blijven ze naast de opleiding tot mondhygiënist bij ons werken. We hebben zelfs een tandarts die bij ons is begonnen als assistent.”

Het personeel geeft regelmatig de feedback dat de zaken goed geregeld zijn binnen de praktijk. Ze spreken uit ervaring dat er bij andere praktijken niet echt een aanspreekpunt is, vaak werkt een assistent als officemanager of is er een tandarts die de managementzaken oppakt, maar die hebben geen achtergrond in management. Soltanpour plant twee keer per jaar functionerings- en beoordelingsgesprekken en ze kijkt naar de persoonlijke ontwikkeling van het personeel. “Dat gebeurt allemaal niet zo gauw in een tandartspraktijk, omdat dat niet de eerste zorg is. Wat dat betreft ben ik van mening dat een praktijkmanager essentieel is, om de praktijk goed te laten lopen, te zorgen dat het personeel tevreden is en de sfeer goed is. Ik ben zelf graag aanwezig in de praktijk, zelfs als ik niet hoef te werken. Het is de eerste praktijk waar ik werkzaam ben als praktijkmanager en ik hoef eigenlijk nooit meer weg.”

Voldoening
“De meeste voldoening in deze baan haal ik uit de feedback van het personeel. Ik probeer een kleine familie te vormen, waarin je omgaat met elkaar hoe je zelf wil dat er met jou omgegaan wordt.” Voor de coronapandemie plande Soltanpour minstens twee keer per jaar leuke uitjes in en gingen ze weleens uit eten met het personeel. Soltanpour: “Ik vind het superleuk om te zien dat het personeel blij is. In een tandartspraktijk is het overgrote deel vrouw, wat soms mis kan gaan, maar doordat ik altijd weet wat er speelt is de sfeer eigenlijk altijd goed. We hebben bijna niet te maken met gedoe, roddels, discussies of irritaties. Doordat ik een meer informele band heb met het personeel ben ik meer benaderbaar en kan ik als vertrouwenspersoon eventuele problemen makkelijker oplossen. Wanneer er iets bovenkomt praat ik altijd direct met de betrokkenen, zodat er niks blijft hangen. Dat vind ik zelf eigenlijk het leukst, dat ik met plezier naar mijn werk ga zonder dat ik het gevoel heb dat er iets dwars zit en iedereen makkelijk met elkaar overweg kan.”

Kwaliteiten
Als praktijkmanager moet je ook confrontaties, slechtnieuwsgesprekken en klachten kunnen aanpakken met zowel patiënten als personeel. Dat vindt Soltanpour het minder leuke werk, maar het moet wel gebeuren. Mensgericht werken acht zij hierbij belangrijk. Andere kwaliteiten die je nodig hebt om volgens Soltanpour als praktijkmanager aan de slag te gaan zijn communicatief, flexibel en empathisch kunnen zijn, analytisch kunnen werken, overzicht kunnen houden en beslissingen kunnen nemen. Ze vertelt: “Je moet mensen durven aanspreken en tegelijkertijd ervoor kunnen zorgen dat niemand verdrietig wordt. Dat vergt per persoon een andere aanpak. En als praktijkmanager moet je altijd enthousiast zijn, want je bent constant met iedereen en alles bezig. Ik ben 24 uur bereikbaar en beschikbaar. Tegenwoordig is dat iets lastiger omdat ik ook twee kleintjes thuis heb, maar gelukkig loopt alles goed op het moment.”

Anahita Soltanpour.

 

3 tips van Anahita Soltanpour:

  1. Voor praktijkmanagers zonder managementachtergrond: een managementcursus of opleiding met infectiepreventie en wet- en regelgeving van de tandheelkundige branche. Je leert bijvoorbeeld begrijpen hoe je het best om kunt gaan met je personeel en wat voor verschillende soorten karaktereigenschappen er zijn.
  2. De app shiftbase kopen en downloaden. Hier staan alle contracten, roosters, werkuren, uitbetalingen en verlofdagen in, wat overzichtelijk is voor zowel jezelf als het personeel.
  3. Laat je personeel met je meegroeien als je praktijk groeit.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

© 2021 - All rights reserved - Dental Tribune International