De Wtza: uitstel, maar geen afstel!

De kritiek op de openbare jaarverantwoording werd de laatste maanden steeds groter. De eerstelijnscoalitie van beroepsorganisaties (met daarin onder meer de KNMT) heeft het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) en de politiek doorlopend bestookt en overleg gevoerd met het ministerie. Ook de gespecialiseerde accountantskantoren in de zorg hebben hierbij een duit in het zakje gedaan.

Effecten van de kritiek
In eerste instantie heeft dit geleid tot uitstel voor het eerste verantwoordingsjaar tot 31 december 2023 in plaats van 1 juni 2023. Maar de kritiek en de druk op de minister bleef groot, uiteindelijk leidend tot nieuwe en kritische Tweede Kamervragen. Naar aanleiding daarvan heeft de minister afgelopen 5 juli voor wat betreft de openbare jaarverantwoording op de ‘pauzeknop’ gedrukt. Zij wil rust brengen in het proces en heeft daarom toegezegd dat de openbare jaarverantwoording voor het eerst pas op 1 juni 2025 hoeft te worden afgelegd (over het boekjaar 2024). In het debat maakte de minister nog wel een kanttekening: zij moet de wet aanpassen en de vraag is of dat tijdig rond is voor de deadline voor de jaarverantwoording over 2022. Reden voor de eerstelijnscoalitie om eind juli de minister nog een keer te herinneren aan haar toezegging en deze gestand te doen. Voorlopig wordtervan uitgegaan dat dit zal gebeuren. Maar uitstel betekent zeker geen afstel en hoewel de druk op de minister groot zal blijven, moet u er vooralsnog rekening mee houden dat u in 2025 wel een openbare jaarverantwoording moet afleggen over het boekjaar 2024. Daarbij wordt ook gevraagd om ‘vergelijkende cijfers’ te publiceren over het voorafgaande jaar (2023).

De andere verplichtingen, zoals de meldplicht, de vergunningplicht en de interne toezichthouder, blijven natuurlijk gewoon bestaan vanaf de datum van de oorspronkelijke invoering: 1 januari 2022.

Meldplicht

De meldplicht voor nieuwe zorgverleners is inmiddels algemeen bekend en in de praktijk zijn hier weinig problemen mee. Ik benoem nog wel de positie van starters die als zzp’er aan de slag gaan. Ook voor een zzp’er geldt de meldplicht en verplichte inschrijving in het Landelijk Register Zorgaanbieders.

Vergunningplicht

Praktijken die op 1 januari 2022 al bestonden en die werken met meer dan tien zorgverleners, moeten voor 31 december 2023 beschikken over een toelatingsvergunning. De doorlooptijd bij het ministerie is behoorlijk opgelopen en op zijn website geeft het ministerie aan dat men probeert de aanvraag binnen acht weken af te ronden. Mocht u een vergunning nodig hebben, maar er nog niet over beschikken, kom dan dus snel in actie!

Om het aantal zorgverleners te bepalen moet u uitgaan van het daadwerkelijke aantal werkzame personen; het gaat dus niet om het aantal fte. Ook de zzp’ers die zorg verlenen tellen mee. Alleen medewerkers die geen zorg verlenen, zoals baliemedewerkers, officemanagers et cetera hoeft u niet mee te tellen. Het is uiteraard bijzonder dat het gaat om nominale aantallen. Hierdoor kan het voorkomen dat een praktijk waar elf mensen allemaal een 50%-aanstelling hebben een vergunning nodig heeft. Maar als diezelfde praktijk wordt gerund door zes fulltimers, dan is er geen vergunning nodig.

Als in de praktijk een medisch specialist werkt, dan heeft u altijd een vergunning nodig. Dit speelt bijvoorbeeld bij behandelingen onder narcose door een anesthesist of wanneer u samenwerkt met een kaakchirurg. Dit wordt niet altijd onderkend en kan bij controles door de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) of Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGZ) tot problemen leiden.

Nieuwe praktijken moeten vanaf aanvang beschikken over een vergunning (als ze starten met meer dan tien zorgverleners). Op grond van de wet is een praktijk in ieder geval een nieuwe praktijk als er een nieuw Kamer van Koophandel-nummer is. Daarbij hebben zich in de praktijk al lastige situaties voorgedaan, bijvoorbeeld als er veranderingen binnen de structuur plaatsvinden of bij een praktijkovername.

Voorbeeld

Tandarts Jansen wil toetreden tot de praktijk van een collega en met die collega een maatschap gaan vormen. In de praktijk werken elf zorgverleners (zes fte) zodat deze praktijk over een vergunning moet beschikken. De bedoeling is dat de toetreding per 1 januari 2024 plaatsvindt zodat vanaf dat moment sprake is van een maatschap. Deze maatschap moet vanaf 1 januari 2024 beschikken over een vergunning, maar die vergunning kan alleen aangevraagd worden als er een KvK-nummer is. Gelet op de doorlooptijd voor de aanvraag van soms wel dertien weken, moet de maatschap zich ruim op tijd inschrijven bij de KvK. In dit voorbeeld bijvoorbeeld al op 1 oktober 2023, waardoor ook alle onderhandelingen voor die datum afgerond moeten zijn. De praktijk moet immers op 1 januari 2024 een vergunning hebben.

Voorbeeld 

Tandarts Pietersen wil zijn eenmanszaak omzetten in een besloten vennootschap (bv). Hij werkt met meer dan tien zorgverleners en moet dus beschikken over een vergunning. Het is gebruikelijk om bij deze omzetting de fiscale faciliteit van de geruisloze inbreng toe te passen, zodat er geen belasting verschuldigd is bij deze overdracht. Vaak wordt er ook een terugwerkende kracht naar 1 januari van het jaar toegepast, wat administratief handig is en kosten bespaart. De Wet inkomstenbelasting maakt dat eenvoudig mogelijk maar de vergunningplicht maakt deze – veelvoorkomende – herstructurering lastig. Tandarts Pietersen mag namelijk niet eerst de bv oprichten, een vergunning aanvragen en vervolgens de eenmanszaak in die bv inbrengen. De Belastingdienst eist namelijk dat de oprichting van de bv en de inbreng van de eenmanszaak tegelijk plaatsvinden. Maar als tandarts Pietersen dat doet, dan zet de bv de praktijk voort, zonder op dat moment te beschikken over een vergunning. Die kan de bv immers pas na oprichting aanvragen. Het ministerie van VWS is van dit probleem op de hoogte en hopelijk komt er als oplossing een aparte goedkeuring.

Interne toezichthouder

Als u werkt met meer dan 25 zorgverleners (of meer dan 10 als er een medisch specialist bij u werkt), dan bent u verplicht om voor 31 december 2023 een interne toezichthouder aan te stellen. Als u na 1 januari 2022 gestart bent, dan moet u al direct aan deze eis voldoen. Omdat het ook hier gaat om aantallen zorgverleners, en niet het aantal fte, dan kan er bij grotere groepspraktijken al snel sprake zijn van 25 personen of meer.

De interne toezichthouder bestaat uit drie onafhankelijke personen (dus geen familieleden) die maximaal acht jaar (vier jaar met de mogelijkheid om vier jaar te verlengen) mogen worden aangesteld. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden moeten in een reglement worden vastgelegd. Enkele taken zijn wettelijk voorgeschreven, zoals de verplichting om jaarlijks een verslag te maken en dat verslag op te nemen in de openbare jaarverantwoording.

Als u werkt met een besloten vennootschap dan bent u daarnaast ook verplicht om de statuten van die vennootschap in lijn te brengen met de reglementen die gelden voor de toezichthouder. Dit betekent in bijna alle gevallen dat u voor 31 december 2023 de bestaande statuten moet aanpassen. Ook hier is dus tijdige actie vereist.

Er zijn grotere praktijken die eigendom zijn van één zorgverlener, waar bijvoorbeeld dertig zorgverleners werken. Maar doordat nagenoeg iedereen parttime werkt, hebben ze eigenlijk slechts vijftien fte. Voor een tandartspraktijk best een flinke omvang, maar wat de toegevoegde waarde bij zo’n praktijk is van drie toezichthouders die ieder kwartaal vergaderen, is natuurlijk de vraag. Praktijkhouders in deze situatie zien er in ieder geval het nut niet van in.

De openbare jaarverantwoording

De openbare jaarverantwoording is het onderdeel van de Wtza waarop de meeste kritiek is. Zoals ik hiervoor aangaf, is er sprake van uitstel maar geen afstel. Over het boekjaar 2024 moet u de jaarverantwoording afleggen voor 1 juni 2025. De kritiek op het principe van een openbare jaarverantwoording blijft en de komende twee jaar zal ongetwijfeld worden gebruikt om deze kritiek te laten horen. Wellicht ook dat een nieuw kabinet er weer anders tegenaan kijkt.

De termijn van vijf maanden

De termijn van vijf maanden is onderwerp van kritiek geweest voor diverse accountantskantoren gespecialiseerd in de zorg. Vele tandartsen zijn klant bij een dergelijk kantoor maar deze kantoren kunnen niet iedereen binnen vijf maanden helpen. In de praktijk pakt de termijn vaak nog korter uit, want voordat met de administratie kan worden gestart is het immers vaak al februari (denk aan de jaaropgaven die binnen moeten komen). De Wtza kent ook eisen op het gebied van een transparante financiële bedrijfsvoering. Om daaraan te voldoen is het eigenlijk noodzakelijk om de administratie van dag tot dag helemaal te hebben bijgewerkt. De tijd dat u aan het begin van het jaar de administratie bij uw accountant of administrateur brengt die vervolgens een jaarrapport maakt, ligt achter ons. Het dagelijks bijwerken van de administratie maakt het ook gemakkelijker om snel na afloop van het boekjaar een jaarrapport te maken, zodat u in 2025 aan de termijn kunt voldoen.

De openbaarheid van de jaarverantwoording

Bijna alle tandartsen die ik spreek hebben veel moeite met de openbaarheid van de jaarverantwoording. Als u werkt met een eenmanszaak, dan gaat het om enkele financiële ratio’s die u moet berekenen en publiceren. Maar als u werkt met een bv of maatschap dan moet u de gehele jaarrekening, inclusief winst-en-verliesrekening, openbaar maken. Iedere willekeurige Nederlander kan die – vanaf boekjaar 2024, met vergelijkende cijfers 2023 – inzien. De openbare jaarverantwoording wordt dan ook niet voor niets ervaren als een flinke inbreuk op de privacy.

De verplichte openbaarheid wordt door het ministerie onder meer verdedigd vanuit de gedachte dat er sprake is van besteding van ‘collectieve middelen’. Maar juist in de mondzorg is dat maar beperkt het geval, omdat de meeste behandelingen niet onder de basisverzekering vallen. Op andere terreinen zien we juist een steeds sterkere bescherming van privacy, denk aan de AVG-regelgeving of het afsluiten van de openbaarheid van het UBO-register. Ik hoop daarom dat de nieuwe minister ontvankelijk is voor alle argumenten tegen de jaarverantwoording in het algemeen, maar de openbaarheid in het bijzonder.

De website waarop de jaarverantwoording moet worden gepubliceerd, heeft een zoekfunctie. Het is dus heel gemakkelijk om tandartspraktijken te vinden door simpelweg de zoekfunctie ‘tandarts’ te gebruiken. Een praktijk die via een bv wordt gedreven, zou daarom kunnen overwegen de naam aan te passen (bij de notaris).

Voorbeeld

Tandarts Karelsen werkt met een bv genaamd Tandartspraktijk Karelsen bv Bij een zoekactie op de website met als zoekterm ‘tandarts’ komt deze bv direct naar voren. Tandarts Karelsen zou ervoor kunnen kiezen om de juridische naam van de bv aan te passen naar bijvoorbeeld TPK bv, maar zijn handelsnaam gewoon Tandartspraktijk Karelsen te laten.

Ook valt op dat eenmanszaken minder gegevens hoeven te publiceren dan een bv en een maatschap. De keuze voor een bv wordt veelal gemaakt om fiscale redenen. In het verleden was het bijna altijd zo dat het voordeel van een bv vooral bij hogere winsten behaald werd. De belastingtarieven zijn echter per 1 januari 2023 veranderd, waardoor een bv fiscaal nu ongunstiger kan zijn dan een eenmanszaak. Opheffing van de bv is in dat geval fiscaal gunstig en daarnaast heeft u dan – vanaf 2025 – een belangrijk privacyvoordeel.

Conclusie

De openbare jaarverantwoording wordt, mits de minister de toezegging nakomt, uitgesteld tot 2025. Maar dit uitstel betekent nog geen afstel en als privacyaspecten voor u belangrijk zijn, dan kunt u enkele aanpassingen overwegen. De overige verplichtingen uit de Wtza blijven gewoon van kracht, waarbij in voorkomende gevallen in ieder geval de toelatingsvergunning en de interne toezichthouder voor 31 december 2023 geregeld moeten zijn.

 

Menno Rolloos MFP RB

Van helder accountancy, belastingadvies en consultancy

Labels: