“Niet elke tandarts heeft zin om te onderhandelen”

Dat de oprichting van CIP samenviel met de invoer van de vrije tarieven, was geen toeval:
mondzorgprofessionals werden geacht concurrerend te zijn, slim te investeren én op hun kosten te letten. Maar met het einde van de vrije tarieven kwam er geen einde aan het initiatief van Kaptein en Hooykaas. Integendeel. Hadden zij bij aanvang nog slechts 80 deelnemers, binnen een jaar na oprichting is dit aantal tot 385 gegroeid. Waarom is het concept zo’n succes? Kan de tandarts zijn praktijkinkoop niet prima zelf regelen?

In andere branches bestaan vormen van centrale inkoop al heel lang. “In de mondzorg zijn soortgelijke projecten geweest, maar die zijn altijd een vroegtijdige dood gestorven,” vertelt Kaptein. Bovendien werd vaak om lidmaatschapsgeld gevraagd, terwijl deelname aan CIP gratis is. In het begin richtte CIP zich alleen op tandartsen, nu behoren ook mondhygiënisten, orthodontisten en tandprothetici tot de doelgroepen. Zowel grotere als kleinere praktijken melden zich aan.

Onderhandelen
Door deel te nemen aan CIP kan een mondzorgprofessional flink meer besparen op zijn materiaalinkoop, soms tot wel 10%. Kan de mondzorgprofessional dat niet zelf voor elkaar krijgen? Kaptein denkt van niet. “Grotere praktijken en ketens weten vaak wel goede kortingen te bedingen, maar voor een solist is dat moelijker. Je bent dan immers één van de velen. Depots bieden vaak standaardkortingen op basis van de praktijkomzet, maar meer zit er niet in. Als jij een grote korting krijgt, wil een collega dat ook, en een depot heeft niet altijd zin om daaraan te beginnen. Sommige mondzorgprofessionals hebben ook helemaal geen zin of tijd om te onderhandelen met depots, of voelen zich er ongemakkelijk bij. Die sores nemen wij van ze af.”

Voordat Hooykaas en Kaptein van start gingen, hebben ze bij een groep mondzorgprofessionals gepeild hoe groot de interesse voor centrale inkoop was. Een stuk of tachtig mensen bleken geïnteresseerd. Met dat deelnemersbestand zijn ze langs dental depots gegaan om de eindprijs van een standaardreeks producten te vergelijken. “Als aangetoond kan worden dat een hele reeks afnemers geïnteresseerd is in producten van een depot, is een depot wél bereid om redelijke kortingen te geven,” aldus Kaptein.

Als mondzorgprofessionals twijfelen of ze er iets mee opschieten om zich bij CIP aan te sluiten, raden Kaptein en Hooykaas ze aan een recente aankoopfactuur op te sturen. CIP vergelijkt die met wat de factuur zou zijn geweest bij CIP. Vaak blijkt dan dat het veel geld had gescheeld om via CIP te bestellen. “Bij onze eigen praktijken viel de rekening voor materiaalinkoop zo’n 19% lager uit dan vorig jaar,” vertelt Kaptein.

Dental depot
Behalve op prijs heeft CIP de dental depots ook vergeleken op bijvoorbeeld levering binnen 24 uur, verkrijgbaarheid van alle A-merken en bezorgkosten. Hofmeester Dental bleek afgelopen jaar met 20% korting de beste keus. “Maar,” zegt Kaptein, “hoewel we tevreden zijn over Hofmeester Dental, gaan we dit najaar opnieuw de prijzen van de depots vergelijken. We willen voor onze deelnemers de beste deal.” Omdat het deelnemersbestand almaar blijft toenemen, verwacht Kaptein dat de onderhandelingsmarge is toegenomen en er misschien wel grotere kortingen te bedingen vallen.

Hoe kan het dat deelnemers aan CIP geen lidmaatschapsgeld hoeven te betalen? “Wij krijgen een onkostenvergoeding van het dental depot. Zo werken de meeste inkooporganisaties,” legt Kaptein uit. Een dental depot is blij met een grote groep klanten in één keer en biedt daarom korting en een onkostenvergoeding. Om de grote groep klanten aan zich te blijven binden, moet het depot goede kortingen en service blijven bieden. Hooykaas en Kaptein treden als intermediairs op voor de deelnemers: bij een klacht van een deelnemer, bijvoorbeeld over de leveringstijd of een beschadiging, geven zij die door aan het depot. Op die manier blijft het depot scherp en zullen de klanten blijven komen.

Hoe werkt CIP?
Als iemand zich ingeschreven heeft via de website, worden zijn gegevens naar het dental depot gestuurd, waarna hij een inlognaam en wachtwoord ontvangt en direct kan beginnen met bestellen. “CIP is heel toegankelijk. Als iemand dat zou willen, kan hij zich na zijn aankoop gelijk weer uitschrijven. De ervaring leert echter dat de meeste mensen die zich inschrijven, via ons blijven bestellen,” aldus Kaptein.

In principe is al het kleingoed dat een mondzorgprofessional zich kan wensen, op stoelen na, via het gecontracteerde dental depot verkrijgbaar. Als iets niet verkrijgbaar is, zorgt het depot dat het op voorraad komt. Er is geen product dat in het bijzonder veel via CIP wordt besteld. Alle reguliere aankopen, zoals handstukken, autoclaven, composiet, vulmateriaal en gips, gaan over de digitale toonbank. Ook richt CIP zich inmiddels op de gunstige inkoop van kronen en bruggen.

Tandarts en ondernemer
Hooykaas en Kaptein onderhouden CIP naast hun reguliere baan als tandarts-implantoloog en besteden daarom voornamelijk tussendoor en in de avonduren aandacht aan hun inkooponderneming. “Vooral in het begin van CIP gingen er vele uren zitten in het bedenken, vernieuwen en veranderen van alle ideeën, bijeenkomsten met dental depots en het zelf bouwen van de website,” aldus Kaptein. “De huidige werkzaamheden bestaan vooral uit contact met de deelnemers en het dental depot, nieuwe ideeën ontwikkelen, nieuwsbrieven versturen en aan onze bekendheid werken. Hoe meer deelnemers, hoe sterker we staan.”

Toekomst
Kaptein en Hooykaas zijn van plan het aanbod aan hun deelnemers uit te breiden. “Als je maar een grote groep mensen achter je hebt, kun je op alles – van beveiliging tot schoonmaak – een goede korting bedingen. We worden soms benaderd door bedrijven die met ons willen samenwerken. Op dit moment zijn we in onderhandeling met een paar partijen.” CIP is onder andere bezig om een eindejaarsdeal te sluiten voor de eenmalige aanschaf van een autoclaaf en thermodesinfectieapparatuur. Ook wordt soms via de mail gepeild naar de interesse van deelnemers voor dure apparaten, bijvoorbeeld tandartsstoelen of intraorale scanners. “We informeren welk merk behandelunit of intraorale scanner de voorkeur heeft. Vervolgens gaan we depots langs om het apparaat voor de deelnemers met korting te verkrijgen.”

Hooykaas en Kaptein zijn trots dat hun idee werkelijkheid en een succes is geworden. “Eerst dachten we dat 100 inschrijvingen na een jaar een mooi aantal zou zijn, nu zijn het er al bijna 400. Dat geeft een hoop positieve energie.”