Rendement en een gebalanceerd team: resultaten van goed praktijkmanagement

Of je nu gebruik maakt van een praktijkmanager of dat je alles zelf doet, je moet in een grotere praktijk scoren op een flink aantal andere gebieden dan de behandeling in de behandelkamer. Vijf factoren zijn daarbij onlosmakelijk met elkaar verbonden. Je kunt er niet één overslaan of negeren. Met een groter team moet je aandacht hebben voor alle aspecten, net zoals je bij patiëntenzorg niet een stapje kunt overslaan.

1. Continue verbetering en vernieuwing

Succesvolle praktijken zijn continu bezig met vernieuwen en veranderen. Dat is bepaald niet eenvoudig. Het vraagt om betrokkenheid van medewerkers die mee wíllen veranderen en dus ook hun gedrag willen aanpassen. Alleen het onderwerp gedragsverandering is al een studie waard. Vernieuwen en veranderen vraagt ook dat je je voortdurend bezighoudt met dingen vereenvoudigen. Een ‘lean’ cultuur is gericht op dagelijks kleine veranderingen doorvoeren, die resulteren in enorme verbeteringen op de iets langere termijn.

2. Openheid en actiegerichtheid

Verbeteren en vernieuwen lukt alleen als praktijkhouder, management en medewerkers met elkaar in gesprek zijn en blijven. Het uitwisselen van informatie en leren van elkaar staat dan centraal. Niet alleen het team moet openstaan voor verandering, de praktijkeigenaar en praktijkmanager natuurlijk ook. Wil je alles uit je team halen, dan moet je initiatief aanmoedigen. Daar hoort ook bij dat het af en toe op een andere manier gaat dan dat je zelf in gedachte had. Het helpt als je een langetermijndoel voor ogen hebt. Dan is het makkelijker om kleine afwijkingen in het kader van een hoger en verder gelegen doel te plaatsen.

3. Kwaliteit van het management

Het midden is het steunpunt voor een balans en dat geldt ook voor deze factor. Kenmerkend voor een goed functionerend management is dat je besluitvaardig bent als iets echt onder de maat is. Snel kunnen besluiten en actie ondernemen is een kwaliteit die veel mensen erg weten te waarderen. Maar pas op: als een besluit eenmaal genomen is, moet je daar niet te snel meer van afwijken. Als leidinggevenden makkelijk terugkomen op besluiten, dan wordt onbewust veel onrust en soms zelfs wantrouwen gecreëerd.

4. Kwaliteit van medewerkers

Natuurlijk kan deze factor niet ontbreken in de lijst van een succesvolle organisatie. Verschillen tussen medewerkers geven glans aan de organisatie. Natuurlijk zitten die verschillen in de persoonlijkheidsstijlen (het DISC-model is daarvoor een heel toegankelijk systeem), maar ook in de ontwikkelingsfase (kom je net kijken of ben je heel ervaren) en in de specifieke kennis en taakgebieden. Niet iedereen kan alles op hetzelfde niveau, maar gezamenlijk beheersen we als team alle taken op een topniveau. Bij Dentiva werken we met de skillsmatrix om verschillen inzichtelijk te maken en nieuwe medewerkers te helpen bij het vinden van ondersteuning in het onboardingsproces.

Het inwerkproces van nieuwe medewerkers in de mondzorg wordt vaak onderschat. Mondzorg is in alle facetten enorm ontwikkeld en gedifferentieerd. De tijd dat je na je opleiding direct productief in een tandartspraktijk aan de slag kon, is voorbij. Opleiding en ervaring zijn inmiddels noodzakelijke randvoorwaarden voor een effectief en geolied team.

5. Focus op lange termijn

Een focus op de lange termijn is de laatste kenmerkende factor van succesvolle organisaties.

Nederland kenmerkt zich door het hoge aantal familiebedrijven. Families zijn over het algemeen enorm gericht op de lange termijn. Praktijken in de mondzorg zijn van oudsher ook gericht op lange termijnen. Daar ligt immers de gezondheidswinst. Een preventieve benadering is ook langetermijn- en relatiegericht. Kenmerken voor de langetermijngerichtheid bij een praktijk zijn de langetermijnrelaties met patiënten en met het team. Vaak spreekt men ook over een ‘veilige’ werkomgeving. Persoonlijk heb ik niet zoveel met het woord ‘veilig’. Men bedoelt in ieder geval dat je als medewerker iets kan zeggen of ergens op kunt wijzen, zonder dat er meteen sancties volgen of dat dit negatief uitpakt. Langetermijngerichtheid vind je ook bij het contact met leveranciers. Ook dit is voor mondzorgverleners vaak vanzelfsprekend. Als zorgverlener weet je als geen ander hoe belangrijk service, onderhoud en kennis is voor de materialen en instrumenten waar je dagelijks mee werkt.

Resultaten

Als alle vijf de factoren goed in balans zijn – en dat is niet zo makkelijk en zeker niet vanzelfsprekend – dan leidt dat tot meer flow in de praktijk, een betere samenwerking met het team, maar ook tot een beter rendement van de praktijk.

 

Tags: