“Data-analyse stuurt patient journey”

“We zien aan de hand van cijfers bij onze praktijken die het preventieproject ‘Gewoon Gaaf!’ van het Ivoren Kruis toepassen significant verbeteringen: minder invasieve verrichtingen, minder initiële cariës, minder spoedconsulten en minder probleemgerichte consulten.” Dat zegt Koen Clement, CEO en medeoprichter van Fresh Tandartsen, met enige voldoening. Want dat preventie werkt toon je niet zomaar aan. Clement: “We geloven allemaal dat preventie belangrijk is, maar toon het dan ook aan. Het is fijn de mondgezondheid van patiënten te verbeteren, maar hoe is dat gerelateerd aan de preventie die je aanbiedt in je praktijken? En hoe kun je laten zien welke preventiemaatregelen effectiever zijn dan andere?”

De PPS-score, die de DPSI-score heeft vervangen, is een andere verrichting die nauwgezet wordt gevolgd bij Fresh Tandartsen, omdat die mede iets zegt over de mondgezondheid. Men wil kunnen zien of die score verbetert, op patiëntniveau, op praktijkniveau en op organisatieniveau. Een trend die positief moet zijn voor de patiënt. Er bestaat enige onduidelijkheid over of één keer per jaar de PPS-score voldoende is. “Nu vragen we de behandelaar om dat toch vooral bij iedere controlebeurt te blijven doen. Dat moet bij voorkeur honderd procent zijn voor alle behandelaars, maar in ieder geval boven de negentig. Bij een praktijk die daar ver onder blijft, is er soms organisatorisch iets aan de hand, bijvoorbeeld een gebrekkige vastlegging of een assistent die de vastlegging van de tandarts heeft overgenomen,” aldus Clement.

Consequenties en verbeteringen

Sinds twee jaar beschikt Fresh Tandartsen over een gestandaardiseerd systeem waarmee alle data die met het softwarepakket Exquise worden verzameld goed kunnen worden verwerkt en geanalyseerd. Alle interne datastromen zijn daaraan gekoppeld en op gericht. Veel data van voor die tijd kunnen nog wel in het systeem worden verwerkt. De analyses hebben dus betrekking op een langere periode. Hoe groter het volume aan data, des te nauwkeuriger de uitspaken erover. Er worden relevante data verzameld over onder meer behandelingen, verrichtingen, behandelaars en (geanonimiseerd) over patiënten. Alle data worden verwerkt in een datawarehouse, waarmee het mogelijk wordt vergelijkingen en rapportages te maken.

Clement benadrukt dat het hem niet gaat om omzetten of aantallen verrichtingen, maar altijd om de consequenties voor de patiënten en organisatorische verbeteringen in de praktijken. “We willen stappen maken in de verbetering van de mondgezondheid. Als patiënt moet je steeds beter af zijn bij ons in de praktijk, ook in vergelijking met een gemiddelde andere praktijk. Dat is ons doel. Je bent natuurlijk ook afhankelijk van de medewerking van de patiënt, maar dat is voor een deel ook weer onze kwaliteit. Kun je mensen meekrijgen in een betere mondhygiëne? Met de verzamelde data laat je zien hoe het op dit moment gaat.”

De resultaten worden wekelijks besproken met de praktijkmanagers en ieder kwartaal met de behandelaars. Clement: “Dan krijg je automatisch een discussie met elkaar over hoe een praktijk zich verhoudt tot de andere praktijken. Waarom zien we bijvoorbeeld niet meer verbeteringen, kunnen we daarin nog stappen maken? Daarbij houd je natuurlijk rekening met onder meer het soort praktijk, de patiëntenpopulatie en de samenstelling van het team. Maar het belangrijkste is dat door de informatie met elkaar te delen er discussie ontstaat en draagvlak voor verbetering.”

Patient journey

Het heeft tijd nodig om voor nieuw beleid draagvlak bij medewerkers en patiënten te krijgen en het te implementeren. Vervolgens kost het dan zeker een aantal jaren voordat verbeteringen zichtbaar worden. Clement ziet dat als een patient journey, maar ook als een reis in ontwikkeling voor de totale organisatie. Je moet met elkaar bespreken of je het goede doet, zoeken naar verbeteringen en dan proberen aan te tonen dat de ingezette veranderingen de juiste zijn.

Uiteindelijk levert dat voor de totale organisatie volgens Clement ook meer waarde op vanuit de redenering dat praktijken die het beter doen voor patiënten ook betere behandelaars aantrekken. “Die zijn ook nieuwsgierig naar onderbouwing. En je wilt toch werken bij een organisatie waar je inzichtelijk krijgt hoe je het beste kunt werken voor je patiënten. Er is een tekort aan professionals, dus hoe fijn is het om de betere mensen te hebben werken. Als duidelijk wordt dat je een goede praktijk bent, trek je ook weer meer patiënten aan. Wie het beter doet voor zijn patiënt doet het ook beter voor zijn bedrijf. Uiteindelijk verdien je de investeringen dan dubbel en dwars terug.”

Voor kleinere praktijken is een groot opgetuigd data-analyse-systeem wellicht wat minder bruikbaar. Immers, bij data gaat het vaak ook om de omvang en het aantal patiënten voordat ze gaan spreken. Maar Clement wil daarmee niet zeggen dat een solo-praktijk niet een goede patient journey kan aanbieden, het zal over het algemeen alleen wat lastiger zijn aan te tonen.

Geen strijd

Wat vinden tandartsen en praktijkmanagers van de data-analyse? Zien ze deze niet als bedreigend of te sturend? Volgens Clement hebben praktijken een grote motivatie om het beter te doen als ze zien dat het bij hen minder gaat dan gemiddeld. “We vertellen niet hoe ze het in het vervolg moeten doen, want dat brengt automatisch weerstand met zich mee. Een tandarts die autonoom is en wetenschappelijk is opgeleid, kan zelfstandig denken. Je laat zien hoe het gaat en dan zoek je samen naar draagvlak voor verbeteringen. En wat superbelangrijk is, het moet geen strijd worden. Het moet echt gaan over de consequenties voor de patiënt. Tandartsen zijn nieuwsgierig naar wat er precies gebeurt en zijn daarmee ook zeer gemotiveerd om verbeteringen door te voeren.”

Worden de cijfers ook gebruikt om op behandelaarsniveau aan te sturen? Want de cijfers laten toch ook zien welke behandelaar beter presteert dan een ander? Clement geeft aan dat de analyses zo niet worden ingezet, maar dat individuele behandelaars aan de hand van de cijfers wel zichzelf kunnen controleren. Volgens hem laten de tandartsen zich niet afschrikken door de cijfers, maar zijn ze er juist zeer nieuwsgierig naar. Het vak verandert voortdurend en ze vragen zich ook af of ze op dit moment nog het juiste doen. “Het heeft geen zin om het roer in één keer totaal om te gooien, want dan haakt of de tandarts of de patiënt af. Als je een van de twee kwijtraakt, heb je niets gewonnen. Het is juist van belang dat die tandarts gehoord wordt, enthousiast blijft, naar de resultaten kijkt en gemotiveerd wordt om veranderingen door te voeren. Dat levert echt wat op. Ze zien de cijfers dus eerder als motiverend dan bedreigend.”

De cijfers vormen naar zijn zeggen geen aanleiding om er een slecht functionerende tandarts mee om de oren te slaan. “Over een tandarts die echt een mindere kwaliteit biedt, zijn echt al wel andere signalen gekomen. De cijfers ondersteunen dan alleen maar dat beeld,” zegt Clement. “Dan ben je al eerder met zo iemand in gesprek gegaan. We hebben visiteurs die zijn opgeleid om met zo’n tandarts een diepgaand gesprek aan te gaan. Het is heel gemakkelijk om mensen met cijfers een duwtje te geven. Maar zo zijn die zeker niet zo bedoeld, we willen mensen juist met ons meekrijgen. Tandartsen voelen zich, denk ik, ook niet bedreigd omdat we ons in de analyse altijd richten op de consequenties voor de patiënt. Je moet vooral kijken naar waarom je in de ene praktijk meer bepaalde problematiek hebt dan in een andere en daar wat aan proberen te doen.”

Verschil in praktijken

Zijn er verschillen in de 41 praktijken van Fresh Tandartsen? Clement geeft aan dat er duidelijke verschillen waarneembaar zijn tussen gebieden met een groot tandarts- en mondhygiënisttekort en gebieden waarin eerder aan de vraagzijde een tekort is. Dat is bijvoorbeeld zichtbaar in het soort verrichtingen. Kinderen in rurale gebieden komen minder vaak voor preventieve bezoeken. De reisafstand wordt bijvoorbeeld als belastend ervaren. Het kost hen meer moeite om vier keer per jaar voor poetsinstructie te komen.

Maar de verschillen zijn voor Clement minder belangrijk. “Waar het om gaat is dat je per praktijk een reis of ontwikkeling maakt. Het belangrijkste is niet dat een praktijk misschien lager scoort, maar dat de medewerkers verbeteringen weten op te pakken.”

Op basis van de analyses wordt op de lange termijn ook duidelijk aan welk soort mondzorgverleners behoefte is. Dat is een langzaam proces omdat het aanbod aan mensen in een praktijk niet zo snel verandert, maar uiteindelijk wil Clement wel toe naar een personeelsaanbod dat zo goed mogelijk is afgestemd op de patiëntenpopulatie en de lokale situatie.

Nog verbeteren

Wat zou Fresh Tandartsen naar aanleiding van analyse van de data nog graag willen verbeteren? Clement geeft aan dat kinderen die minder op preventief bezoek komen meer cariës vertonen. Een van de veronderstellingen is dat ouders dan niet meegaan in het voorgestelde preventiebeleid. Voor die praktijken ligt daar in dat geval een uitdaging. Voor iedere praktijk hoort dat maatwerk te zijn.

De data kunnen ook duidelijk maken op welk vlak bij- en nascholing nog wenselijk zou zijn, al worden ze op dit moment nog niet zo ingezet. “Ook daarvoor moet draagvlak zijn,” zegt Clement. Het is zijn ervaring dat scholing moet voldoen aan de concrete vraag van dat moment.

Doordat zijn organisatie meer aan preventie is gaan doen, is wel duidelijk geworden dat er een tekort is aan mondhygiënisten en preventie- en paro-assistenten. Mede in samenwerking met het UWV is er een opleidingstraject gestart voor werkzoekenden die zich willen omscholen tot tandartsassistent, die op hun beurt misschien ook weer kunnen doorgroeien naar een functie als preventieassistent.

Leidt meer preventie en betere tandheelkunde tot slot ook tot minder kosten? Een nog niet te beantwoorden vraag, geeft Clement aan. Hij kent wel de argwaan van de tandheelkundige branche ten opzichte van verzekeraars die vooral naar de uitgaven zouden kijken en zo min mogelijk willen uitgeven. “Verzekeraars kijken al snel naar hoeveel een patiënt per praktijk kost. Maar ik heb ook ontdekt dat je uitstekende gesprekken met ze kunt voeren. Als je dieper in de cijfers duikt worden ze ook enthousiast. Dan zijn ze ook bereid om te kijken naar wat de consequenties van je praktijkvoering zijn voor de patiënt.”

Labels: