Lekker ontspannen werken met Hygga Flow

“Ons grootste probleem was dat de agenda zo vol stond, dat mensen na een controle soms pas na vier maanden terecht konden voor een behandeling,” zeggen tandarts Thomas Wermenbol en teammanager Tera Roeders van Beekpark Tandartsen uit Apeldoorn. “Bovendien was onze eigen planning niet flexibel: vergde een behandeling onverhoopt toch meer tijd dan gepland, dan konden we die niet afmaken maar moesten we de patiënt nog eens laten terugkomen. Als behandelaar werk je immers altijd met de wetenschap dat de volgende patiënt alweer zit te wachten.”

Beekpark Tandartsen is gevestigd in hartje Apeldoorn. Er werken 37 mensen – van wie vier tandartsen en vier mondhygiënisten – ten behoeve van 22.000 patiënten. In de vijf behandelkamers wordt door teams in twee shifts per dag gewerkt.

“Via Straight Dental kwamen we op het spoor van Hygga Flow,” zegt Wermenbol, “een nieuwe manier van werken, geboren in Finland, die tandartspraktijken meer ruimte, rust en flexibiliteit zou bieden. Het leek me een innovatieve manier om de service aan onze patiënten uit te breiden en tegelijkertijd het werkplezier van onze mensen te bevorderen. Na een periode van gedegen oriëntatie, waarbij we zelfs naar Helsinki zijn afgereisd om een juiste indruk te krijgen, hebben we de sprong gewaagd. Wij werken nu volgens Hygga en zouden niet meer anders willen.”

 

Prettige workflow
Als eerste Nederlandse praktijk startte Beekpark Tandartsen met Hygga – middenin de coronacrisis nog wel. Onmiddellijk bewees de nieuwe manier van werken zijn waarde: doordat patiënten per sms precies op tijd voor hun behandeling worden opgeroepen, is er nauwelijks wachttijd in de wachtkamer. “Ja, die corona was wel de lakmoesproef,” lacht Wermenbol. “En om meteen zo relaxed te kunnen werken is ongelooflijk fijn. Ik voel veel minder tijdsdruk, omdat ik behandelingen voor zover mogelijk meteen afmaak en mijn patiënten zo nodig gelijk kan verwijzen naar een collega, assistent of mondhygiënist. Er is nu veel meer speelruimte om aan de wensen van patiënten te kunnen voldoen. Aan het einde van de dag ga ik echt ontspannen naar huis.”

Voor Helmi’s Dental Care, de praktijk van Saghi Helmi in Leidschendam, was de coronatijd zelfs de directe aanleiding om zich te oriënteren op Hygga. In mei ging haar praktijk, met vijf behandelkamers, drie tandartsen en twee preventieassistenten, ermee van start. Jarenlang werkte Helmi met een receptionist die de planning perfect regelde. Na diens vertrek bleek een opvolger met dezelfde kwaliteiten niet te vinden, waardoor ze zich vanwege een te volle of te lege agenda aan het einde van de dag vaak uitgeput voelde. Met Hygga Flow vond ze een alternatief. “Hoe meer data de Hygga software verzamelt over iedere behandelaar en de behandelingen, hoe nauwkeuriger het programma de werkflow reguleert. Het werkt heerlijk: Hygga leert snel hoe wij werken en stemt de flow daarop af. Als behandelaar merk je het daarom niet meer als een patiënt bijvoorbeeld niet komt. En ook uitval door ziekte binnen je eigen team wordt gemakkelijk opgelost.”

Second opinion
De algemene opvatting binnen de mondzorg is dat patiënten sterk hechten aan hun vertrouwensrelatie met één specifieke behandelaar. Werken met Hygga vereist nu juist het loslaten van de vaste tandarts–patiëntkoppeling. Heeft Beekpark geen last gehad van weerstand bij patiënten, om hun exclusieve relatie met één tandarts op te geven? “Nou, wij hadden inderdaad verwacht dat dit aspect van Hygga niet bij alle patiënten even goed zou vallen,” zegt Tera Roeders. “Maar het blijkt dat de voordelen van Hygga voor verreweg de meeste mensen opwegen tegen dit relatieve nadeel. Patiënten vinden het fijn dat ze zelfstandig online afspraken kunnen inplannen. Het programma richt de agenda bovendien zo in, dat men altijd op heel korte termijn terechtkan. Ook vinden mensen het prettig dat ze nauwelijks wachttijd kwijt zijn en niet hoeven terugkomen: controle, reinigen, vullen, een wortelkanaalbehandeling of de start van een kroon kunnen tijdens hetzelfde bezoek worden gedaan. Met Hygga hoef je daardoor véél minder vaak naar de tandarts, iets wat aantrekkelijk is voor patiënten met angst, die immers erg kunnen opzien tegen een tandartsbezoek. Daarnaast hebben we gezorgd voor een goede communicatie over Hygga: met folders, filmpjes, informatie op de website en veel uitleg bij de receptie hebben wij onze patiënten op de komst van Hygga voorbereid.”

Omdat patiënten binnen Hygga dus geen vaste tandarts hebben en voor elke specifieke behandeling ter plekke de meest aangewezen gespecialiseerde behandelaar wordt ingezet, heeft Hygga nog een bijkomend voordeel: patiënten worden door verschillende tandartsen en mondhygiënisten gezien en krijgen daardoor in feite voortdurend een second opinion. Wermenbol: “Voor onszelf is dit aspect minstens zo belangrijk: min of min meer automatisch beoordelen we zo elkaars werk in de mond of bijvoorbeeld de interpretatie van foto’s. Dat heeft een geweldig stuwend effect op de kwaliteit van de geleverde tandheelkunde. Tegelijkertijd betekent dit dat het hele team een gedeelde behandelfilosofie moet hebben, gelijkvormig moet werken en het leuk moet vinden om veel met elkaar te overleggen en intensief samen te werken.”

Turnaround
Helmi’s Dental Care heeft Hygga ingevoerd na twee dagen proefdraaien, gedurende welke de praktijk werd begeleid door Straight Dental. “Dat was niet zo eenvoudig. Om Hygga goed te laten werken, moeten alle medewerkers het systeem goed begrijpen en de data juist invoeren.” Wermenbol beaamt dit. “Hygga is ronduit een turnaround voor je team. Het vergt echt een omslag in je manier van denken en ook de implementatie is best een klus. Het lukt alleen als het hele team daarin mee wil gaan. Werken met Hygga vereist bovendien een goede communicatie tussen de behandelaars enerzijds en de shiftmanager anderzijds. De receptioniste die als shiftmanager fungeert, stuurt achter de schermen de patiëntenstroom en voert wijzigingen tijdig door. Op die manier behoudt het behandelend team de werkflow.”

Hygga Flow levert overigens ook een schat aan informatie op over het soort behandelingen dat wordt verricht en de gemiddelde tijdsduur per behandelaar. Dat is nuttig om nog beter te kunnen plannen. Het kan ook aanleiding zijn om verschillen met elkaar te bespreken en van elkaar te leren op het gebied van kwaliteit en efficiëntie. Helmi gebruikt de gegevens die Hygga verzamelt bovendien als managementtool, bijvoorbeeld om assistenten gerichter te kunnen aansturen. Doordat ook zij in de behandelkamers moeten inloggen, heeft Helmi nu beter zicht op de manier waarop ieder zijn tijd besteedt.

Geniale receptionist
Hygga Flow maakt dat minder patiënten per dag de praktijk bezoeken, terwijl een significant hogere gemiddelde omzet per patiënt wordt behaald. Bijna alle benodigde behandelingen worden immers gedurende dezelfde zitting uitgevoerd. Ook bij Helmi’s Dental Care is de omzet per patiënt duidelijk toegenomen, al zijn de exacte cijfers nog niet bekend.

“Beekpark Tandartsen is superblij met Hygga, ik kan het iedereen aanraden,” zegt Wermenbol. “Wij ervaren zoveel meer rust en werkplezier… Onbewust lette ik vroeger toch steeds op de klok, terwijl ik er nu écht helemaal kan zijn voor mijn patiënten. Als een patiënt de behandelkamer binnenkomt vraag ik nu: ‘Vertel eens, wat kan ik voor u doen?’ Mensen vinden dat geweldig!” Ook Helmi is zeer tevreden: “Als tandarts hoef ik me nooit meer druk te maken om de agenda. Bovendien is de druk op de receptie enorm verminderd. En: ik hoef niet meer op zoek naar die ene, geniale receptionist.”

Labels: